- 7 hlavných funkcií tajomníka
- 1 - Riadenie programu
- 2 - Pozornosť verejnosti
- 3 - Správa dokumentov
- 4 - Správa citlivých informácií (interných a externých)
- 5 - Organizácia úradu
- 6. Príprava prezentácií
- 7. Administratívny dohľad
- Virtuálny sekretár
- Referencie
Medzi hlavné funkcie tajomníka patrí riadenie programu, obsluha verejnosti a nakladanie s dôvernými informáciami. Je to osoba, ktorá zodpovedá za vykonávanie úloh administratívnej pomoci v kancelárii.
Túto pozíciu môže zastávať muž alebo žena, aj keď najbežnejšia je, že ju vykonáva žena.
Spravidla majú na starosti dôverné záležitosti ľudí s určitou hierarchiou v rámci spoločnosti, ako sú napríklad riaditelia, manažéri, prezidenti. To z nich robí pravú ruku exekutívy, pre ktorú pracujú.
Ak je spoločnosť malá, hlavná pracovná záťaž tajomníka súvisí so základnými kancelárskymi úlohami.
Niektoré krajiny sveta mu počas roka venujú osobitný deň, aby mu poďakovali a oslavovali jeho prácu. Napríklad v Kolumbii, Peru a Mexiku je dňom tajomníka 26. apríl, zatiaľ čo vo Venezuele je 30. september.
7 hlavných funkcií tajomníka
Úlohou sekretárky je poskytovať podporu a spoluprácu jej šéfovi, aby mohla v plnej miere plniť svoju úlohu v organizácii bez oneskorenia alebo rozptýlenia.
Aj keď povaha spoločnosti ovplyvňuje druh práce vyžadovanej od sekretárky, dá sa povedať, že jej hlavné funkcie sú:
1 - Riadenie programu
Tajomník je zodpovedný za to, aby bol program osoby, pre ktorú pracuje, aktuálny. Tam by ste mali odrážať všetky svoje pracovné a niekedy aj osobné záväzky.
Musíte tiež viesť záznamy o údajoch všetkých ľudí a inštitúcií, s ktorými musí byť váš zamestnávateľ v kontakte.
Sekretariát často slúži ako prevádzkový denník výkonnej moci, pre ktorú pracuje.
2 - Pozornosť verejnosti
Pozornosť pre verejnosť je jednou z najzákladnejších úloh, ktoré musí sekretárka vykonávať. Musíte odpovedať na volania a zaznamenať ich dôvod, ako aj všetky údaje, ktoré vášmu zamestnávateľovi umožnia efektívne sledovať danú záležitosť.
Je tiež osobou, ktorá prijíma návštevníkov v kancelárii. Preto je dôležité, aby sekretárka udržala imidž konzistentný s firemným imidžom pracoviska.
Jeho úlohou nie je len privítať a čakať na návštevníkov, ale tiež dať prvé pokyny a usmernenia o organizačnej kultúre a vnútorných procesoch spoločnosti.
3 - Správa dokumentov
Okrem toho, že sekretárka je osobou, ktorá prijíma a spracováva korešpondenciu od jej šéfa, píše, číta, odpovedá na ňu a ukladá väčšinu listov, oznámení, poznámok a e-mailov od zamestnávateľa.
Na tento účel by ste mali používať určité softvérové aplikácie, ktoré vám umožňujú pripraviť tieto dokumenty s vyššou pohyblivosťou a rýchlosťou.
Špecifickosť týchto kompetencií bude závisieť od typu práce, ktorá sa vyžaduje v oblasti, v ktorej pracujete.
Tajomník spravuje kontaktnú databázu svojho šéfa a písomnú korešpondenciu, ako aj zápisnice zo schôdzí a iné dokumenty, ktoré sú predmetom záujmu v kancelárii.
Je to tajomník, ktorý obvykle berie na vedomie záležitosti prerokované na dôležitých schôdzach.
4 - Správa citlivých informácií (interných a externých)
Medzi funkcie, ktoré odlišujú dobrého sekretára, je primerane a efektívne spracovať všetky mimoriadne dôležité informácie pre fungovanie spoločnosti alebo inštitúcie, v ktorej pracuje.
Napríklad musíte mať kontrolu nad právnymi dokumentmi, ktoré môžu kedykoľvek požadovať vládne orgány.
Môžete mať tiež prístup k informáciám z prostredia alebo od ktoréhokoľvek z aktérov, ktorí sa týkajú spoločnosti. Tieto informácie sa musia spravovať diskrétnym, účinným a včasným spôsobom.
5 - Organizácia úradu
Tajomník musí prevádzkovať a udržiavať kancelárske vybavenie a nábytok: telefóny, kopírovacie stroje, tlačiarne, projektory, nábytok, kartotéky.
Je to ten, kto riadi zásoby a kancelárske vybavenie. Taktiež udržuje fyzické a elektronické súborové systémy tak, aby boli informácie v prípade potreby ľahko dostupné.
Tajomník musí mať čistý a organizovaný pracovný priestor, pretože je to zvyčajne jedna z prvých vecí, ktorú ľudia mimo spoločnosti vidia pri vstupe do svojich priestorov.
6. Príprava prezentácií
Za normálnych okolností musí výkonný pracovník predkladať svoje správy vo forme prezentácií, v ktorých sú zhrnuté a zoradené informácie. Pri tejto úlohe zvyčajne žiada o pomoc svojho tajomníka.
Osoba, ktorá je na sekretariáte, musí zabezpečiť, aby informácie, ktoré sa tam nachádzajú, správne odrážali údaje, ktoré chce jej šéf zdieľať.
Musíte si tiež dať pozor, aby išlo o prezentáciu bez pravopisných chýb a aby bola v súlade s grafickou identitou spoločnosti.
7. Administratívny dohľad
Je tiež zodpovednosťou tajomníka, aby si bol vedomý toho, že sa dodržiavajú zásady a postupy potrebné na starostlivosť o majetok spoločnosti alebo inštitúcie, v ktorej pracuje.
Podľa hierarchickej úrovne svojho šéfa môže sekretárka overiť správnosť údajov, ktorá odráža podrobnosti rozpočtových operácií.
Tajomník sa musí starať o kontrolu riadenia a správnu správu zdrojov v kancelárii.
Virtuálny sekretár
S rastúcim počtom pracovných miest online vzniká počet online sekretárov alebo virtuálnych asistentov.
Títo tajomníci vykonávajú väčšinu vyššie uvedených úloh, ale na diaľku. V týchto prípadoch sekretárky účtujú poplatky za svoje služby podľa hodiny alebo podľa projektu.
Referencie
- Peňažná kultúra (2015). 4 hlavné funkcie tajomníka. Obnovené z: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Zoznam povinností tajomníka. Obnovené z: work.chron.com
- Pymex (2016). Funkcie a zodpovednosti administratívneho tajomníka. Získané z: pymex.pe
- Dobrovoľník teraz (s / f). Aká je úloha tajomníka? Obnovené z: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Aké sú funkcie tajomníka ako asistenta vedúceho? Obnovené z: pyme.lavoztx.com