15 NAJDÔLEŽITEJŠÍCH KANCELÁRSKYCH FUNKCIÍ, KTORÉ OVLÁDATE - ZAMESTNANIA - 2025

Tieto kancelárske práce je dominantou sú administratívne činnosti vykonávané pracovníkmi firmy, organizácie či inštitúcie, a ktoré sú nevyhnutné pre prevádzku rovnaké. Ak sa to urobí efektívne, výsledky budú obyčajne omnoho lepšie, ako keby boli zle.

Kancelárska práca má spravidla pravidelný pondelok až piatok, ktorý sa začína v 8 alebo 9 hodín a trvá do 16 alebo 17 hodín, hoci to sa líši v závislosti od krajiny alebo regiónu.

Väčšina pracovných miest v kancelárii si vyžaduje základné zručnosti, ako sú: plynulá ústna komunikácia, schopnosť písať, ukladať a niektoré skúsenosti s kancelárskym vybavením, ako sú počítače, kopírovacie stroje atď.

V závislosti od úrovne predpokladanej pozície alebo zodpovednosti sa vyžaduje, aby osoba mala technické, univerzitné alebo štvrté vzdelanie.

Funkcie hlavnej kancelárie, ktoré ovládate

1 - Plánovanie

Toto je prvá a najdôležitejšia úloha, pretože spočíva v definovaní spôsobu, akým môžu organizačné metódy a štruktúry prispieť k podnikateľskému plánu.

Existujú technologické nástroje, ktoré umožňujú tieto metódy neskôr špecifikovať v úlohách rozdelených medzi členov tímu, ale iba dobré plánovanie môže zaručiť, že všetko nakoniec prispeje k obchodnému cieľu.

Všeobecné plánovanie si vyžaduje jasnú podnikateľskú víziu a určitú hierarchickú úroveň v spoločnosti, ale každý člen tímu musí naplánovať svoju prácu, aby mohol splniť stanovené ciele a termíny.

2 - Prepis a / alebo zápis správy

Úlohou, ktorá denne obsadzuje čas tých, ktorí pracujú v kancelárii, je písať v akomkoľvek médiu správy, ktoré podporujú alebo podrobne popisujú ich funkcie alebo slúžia na to, aby ostatným svojim kolegom vysvetlili podrobnosti (zázemie, pokrok, výsledky, výhody a nevýhody). nevýhody atď.) konkrétneho projektu.

Tieto dokumenty slúžia aj ako záznam o činnosti organizácie, do ktorej tento úrad patrí, pre budúce audity alebo preskúmania.

3. Zúčastnite sa stretnutí

Ide o stretnutia medzi členmi pracovného tímu, na ktorých sa vymieňajú nápady o prebiehajúcich projektoch, predkladajú sa nové návrhy, zdieľajú sa prezentácie, správy alebo správy.

Cieľom je spravidla zosúladiť všetkých prítomných s cieľom dosiahnuť spoločný cieľ a každému z nich priradiť úlohy, úlohy a termíny. Slúžia tiež na riešenie problémov, ktoré sa mohli vyskytnúť pri plnení úloh.

Zvyčajne majú veľmi definovanú frekvenciu, trvanie a dynamiku. To, o čom sa v nich diskutuje, sa zvyčajne zaznamenáva v minútach alebo minútach na podanie.

Niektoré organizácie sa stretávajú každý deň, iné niekoľko dní v týždni, iné každé dva týždne a ešte iné mesačne. Frekvencia stretnutí závisí od každej spoločnosti a jej potrieb.

4. Plánovanie stretnutí

Ide o koordináciu programu všetkých ľudí, ktorí sa musia stretnúť takým spôsobom, aby sa dokázali časovo zhodovať na konkrétnom mieste a čase.

Môže to byť skľučujúca úloha, takže spoliehanie sa na technológiu môže byť dobrý nápad. Existujú aplikácie, ako napríklad ScheduleOnce, ktoré vám umožňujú automaticky naplánovať schôdzky, ktoré umožňujú pozvaným vidieť dostupné dátumy a zvoliť si čas, ktorý im vyhovuje.

5. Skontrolujte firemný e-mail

Je to úloha, ktorá môže trvať dlho. Zo správy spoločnosti Adobe uverejnenej v roku 2016, ktorá vyplynula z prieskumu viac ako tisíc pracovníkov, ktorý vykonala samospráva, vyplýva, že každý týždeň trávime priemerne 20,5 hodiny kontrolou nášho pracovného e-mailu.

Klasifikácia, čítanie a prijímanie e-mailov je veľmi bežná forma komunikácie a umožňuje výmenu súborov a dojmov súvisiacich s projektom alebo organizačným procesom.

Aj keď spoločnosti neustále hľadajú účinnejšie spôsoby správy e-mailov, existujú aj aplikácie, ako napríklad inteligentné štítky služby Gmail.

Ďalším spôsobom, ako zefektívniť túto úlohu, je zahrnúť štandardné e-mailové šablóny alebo texty, ktoré je možné posielať s minimálnymi úpravami rôznym príjemcom av rôznych časoch.

6. Finančné riadenie

Pri tejto úlohe musí byť zaručené, že peniaze plnia svoj životný cyklus pri nákupe a predaji výrobkov a služieb; dať všetky faktúry predložené, zaúčtované, zaplatené a odoslané. Existujú samozrejme kancelárie, ktoré to robia iba.

Táto činnosť zahŕňa aj aktualizáciu finančných účtov a právnych dokumentov tak, aby neexistovali žiadne problémy s právnym rámcom týkajúcim sa príslušnej organizácie.

7- Logistika

Táto funkcia zaisťuje, že všetok tovar súvisiaci s prácou spoločnosti sa prepravuje do a zo skladov a zákazníkov. Zahŕňa to aj spojenie s dodávateľmi s cieľom získať suroviny na výrobu nových výrobkov.

Cieľom tejto funkcie je zaručiť, že spoločnosť má vo svojom vlastníctve všetko potrebné na to, aby mohla pokračovať v produkcii tovaru alebo služieb, ktoré komercializuje.

8- Upozorniť

V kancelárii je tiež potrebné odpovedať na telefón, pretože ide o prostriedok komunikácie s klientmi, dodávateľmi a medzi spolupracovníkmi samotnými.

Aj keď sa zdá, že ide o jednoduchú úlohu, vyžaduje si určitý protokol, pretože to môže byť hlas, ktorý niekto mimo spoločnosti spája s jej imidžom. Preto je dôležité, aby sa dodržiavali pravidlá zdvorilosti, aby sa zachoval inštitucionálny tón, hlasitosť hlasu a používaná slovná zásoba boli mierne.

Ďalšou dôležitou informáciou, ktorá sa pri vykonávaní tejto funkcie niekedy prehliada, je zapísať čo najviac údajov o osobe na druhej strane telefónu; Toto poslúži databázu kontaktov spoločnosti a umožní vám správne sledovať záležitosti diskutované počas telefonického rozhovoru.

9 - Organizácia súboru

Väčšina úloh, ktoré sa vykonávajú v kancelárii, vytvára nejaký dokument: faktúry, poznámky, zápisnice, zápisnice, správy o predaji atď.

V digitálnom alebo papierovom formáte je to množstvo informácií, ktoré od niekoho vyžaduje, aby mal na starosti ich katalogizáciu, archiváciu a ochranu podľa úrovne dôležitosti pre podnikanie.

Práve tento posledný bod, ktorý sa týka ochrany informácií, je problémom, ktorý sa stal pre mnohé organizácie bolesťami hlavy, a preto sa vynára čoraz viac nástrojov, protokolov a postupov, ktoré poskytujú bezpečnosť v súbore a prenose údajov. citlivé údaje v organizácii.

V niektorých prípadoch sa používajú externé pevné disky, zatiaľ čo v iných existujú špeciálne servery pre tieto prípady alebo úložné platformy v „cloude“, ako sú Microsoft OneDrive, Disk Google alebo Apple iCloud.

10- Distribúcia pošty spoločnosti

Úlohou, ktorá si napriek tomu, že nevyžaduje veľmi vysoké akademické vzdelanie, je potrebná dobrá organizácia, zodpovednosť a pocit naliehavosti, je distribúcia korešpondencie v rámci kancelárie.

Náčrt dizajnu, kreditná karta zaslaná bankou, faktúry od dodávateľa alebo list s odpoveďou od vládneho subjektu sú niektoré z dokumentov, na ktoré môže ktorýkoľvek zamestnanec čakať a na ktoré mnohé ďalšie procesy v rámci spoločnosti.

11 - Zákaznícky servis

Táto funkcia spočíva v fyzickom obsluhe zákazníkov s otázkami alebo sťažnosťami na produkty alebo služby ponúkané spoločnosťou.

12- Tlač a kopírovanie dokumentov

Spočíva v tlačení dokumentov, ktoré sa musia fyzicky uchovávať, alebo vyhotovenia kópií tých dokumentov, ktoré sa musia uchovávať v duplikáte alebo doručiť pracovníkom spoločnosti.

13 - Rozhovory s uchádzačmi

Toto je jedna z úloh procesu výberu zamestnancov. Môžu sa vykonávať jednotlivo alebo v skupinách, to znamená so zameraním na jedného kandidáta alebo na viacerých.

14 - Nákup spotrebného materiálu a kancelárskych potrieb

Kancelárske potreby sú nevyhnutné pre jeho efektívnosť. Kancelárske potreby, atrament tlačiarne, balenie alebo papier by mali byť vždy k dispozícii, takže za ich správu by mal byť zodpovedný niekto.

15 - Administratívne funkcie

Administratívne postupy sú pre spoločnosť nevyhnutné na udržanie stability a na dosiahnutie obchodného úspechu. Uvedomovanie si právnych problémov, papierovanie a iné byrokratické systémy sú niektoré z týchto funkcií.

Referencie

1. Audra Bianca (s / f). Tipy na organizáciu a plánovanie kancelárie. Obnovené z: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kancelárskych úloh, ktoré môžete a mali by ste automatizovať. Získané z: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Koľko hodín svojho života ste premrhali pracovným e-mailom? Vyskúšajte našu depresívnu kalkulačku. Získané z: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Zoznam pracovných miest pracujúcich v kancelárii. Obnovené z: work.chron.com.
5. Čo robí kancelársky asistent. Obnovené zo stránky learn.org.
6. Čo presne robia ľudia v kancelárskych prácach. Obnovené z: reddit.com.