AKÝ JE ŽIVOTNÝ CYKLUS DOKUMENTOV? - KULTÚRNY SLOVNÍK - 2026

Životný cyklus dokumentov sa skladá z postupnosti etáp, skrz ktorý prechádza súbor po celú dobu jeho životnosti. Tieto fázy siahajú od vytvorenia dokumentu cez všetky jeho použitia a úpravy až po zničenie alebo trvalé archivovanie.

Koncepcia životného cyklu dokumentov bola vytvorená v Spojených štátoch po druhej svetovej vojne. Bolo to kvôli potrebe nájsť vhodný spôsob zaobchádzania s veľkým počtom nahromadených súborov.

Zdroj obrázka: Wikimedia.org.

Každá disciplína pristupuje k životnému cyklu dokumentov odlišne, pričom berie do úvahy jeho zameranie a povahu archívu. Napríklad, životný cyklus právneho dokumentu môže mať odlišné štádiá ako v akademickom dokumente.

V každom prípade sa úvahy o tom, ako dlho by sa mal dokument uchovávať, ako by sa mal dokument uchovávať alebo aké by malo byť jeho správne použitie, líšia. Podobne existujú aj rôzne prístupy k fázam jeho životného cyklu.

Napríklad môžu existovať dokumenty, ktoré pre spoločnosť alebo vládny subjekt nemajú žiadny význam z dôvodu ich veku. Tieto rovnaké archívy však môžu mať pre múzeum vysoké historické hodnoty.

Ďalším zásadným rozdielom je rozdiel medzi analógovými a digitálnymi dokumentmi. Hoci dôležitosť spočíva v obsahu dokumentov, existencia digitálnych súborov naznačuje zvláštnosti pri ich spracovávaní a vo fázach ich životného cyklu.

Tri vekové skupiny dokumentov

Obrázok: slideplayer

V roku 1972 historik Carlos Wyffels navrhol teóriu troch vekov. Podľa tohto sú dokumenty objektmi, ktoré majú zásadný proces, počas ktorého sa mení ich použitie.

Vo všeobecnosti sa dokumenty intenzívne používajú bezprostredne po vytvorení a na určitý čas. V priebehu času sa však toto použitie znižuje až do okamihu, keď sa úplne zastaví, buď z dôvodu, že sú archivované alebo zničené.

Podľa Wyffelsa je tento cyklus, ktorým prechádzajú všetky dokumenty, rozdelený do troch vekových skupín: administratívny alebo aktívny vek, stredný alebo poloaktívny vek a neaktívny alebo historický vek.

Administratívny alebo aktívny vek (súbor správy)

Vzťahuje sa na aktívne obdobie dokumentu. Začína sa v okamihu svojho vzniku a prechádza rôznymi fázami, v ktorých sa s nimi často konzultuje, prevádza a zdieľa.

Napríklad, administratívny vek účtu za energie sa začína, keď sa vygeneruje. Potom pokračujte v pohybe po obmedzenú dobu - počas doručenia alebo zaslania e-mailom poštárom, pri kontrole a pri platbe.

Stredný alebo poloaktívny vek (centrálny súbor)

Je to obdobie, v ktorom dokument stratil užitočnosť, pre ktorú bol vytvorený. Preto nie je tak aktívny ako v administratívnom veku. Je však zachovaná a zriedkavo s ňou možno konzultovať.

Napríklad prechodný vek účtu za služby sa začína vtedy, keď sa po zaplatení uloží do priečinka. Je veľmi pravdepodobné, že sa s ním už nikdy nebude konzultovať, v prípade pochybností sa však uchová v evidencii.

Poloaktívna životnosť dokumentov sa môže meniť v závislosti od typu dokumentu a podľa kontextu. Napríklad právny dokument môže mať dlhšiu životnosť ako faktúra za služby.

Neaktívny vek alebo historický vek (historický archív)

Vzťahuje sa na posledné obdobie archívov. Nie všetky súbory však majú rovnaký cieľ. V závislosti od ich charakteru môžu byť historické alebo zničené.

Historické archívy sú tie, ktoré majú kultúrnu alebo výskumnú hodnotu. Preto sa v tomto štádiu hľadajú spôsoby konzervácie na ich čo najúplnejšie zachovanie.

Fázy životného cyklu dokumentov

Teória troch vekových skupín všeobecne stanovuje základné fázy, ktorými prechádzajú všetky dokumenty. Existujú však aj ďalšie špecifickejšie fázy, ktoré definujú užitočnosť a nakladanie s dokumentmi.

Fázy, ktorými dokument prechádza, závisia od jeho hodnoty, použitia a kontextu. Podľa týchto charakteristík sa určuje, v ktorých fázach musí prejsť a aké sú technické a administratívne ustanovenia pre každú z nich.

Toto sú niektoré z hlavných fáz, ktorými dokument prechádza počas celej svojej užitočnej životnosti:

1-Vytvorenie: pozostáva z vytvorenia dokumentu v tlačenej alebo digitálnej podobe.

2-Storage: podľa formátu, v ktorom bol dokument vytvorený, je uložený fyzicky alebo digitálne. V niektorých prípadoch sa zvažuje aj fáza digitalizácie, ak je súčasťou procesu.

3-Kategorizácia: označuje organizáciu, klasifikáciu alebo indexovanie dokumentov podľa parametrov stanovených v každom kontexte.

4-Prevod: odkazuje na odoslanie a / alebo doručenie dokumentu podľa jeho charakteristík. V súčasnosti sa to môže týkať doručenia fyzickou poštou alebo doručenia e-mailom.

5-Distribúcia: táto fáza sa týka dokumentov, ktoré sú verejne použiteľné alebo potrebné, a preto musia byť po vytvorení zverejnené určitej skupine ľudí.

6-Spolupráca: v súčasnosti je možné súbory usporiadať na spoločné používanie a úpravy. Táto fáza sa objavuje len nedávno a považuje sa výlučne za digitálne dokumenty.

7-Konzultácia: odkazuje na tú fázu, v ktorej sú dokumenty usporiadané s cieľom nahliadnuť do nich. Počas tohto procesu sú ustanovenia o bezpečnosti a / alebo prístupnosti veľmi dôležité v závislosti od verejnosti, od ktorej sa očakáva prístup k informáciám.

8-Archivácia alebo zničenie: toto je posledná fáza životného cyklu všetkých dokumentov. Zodpovedá okamihu, keď sa rozhodne, či má dostatočnú historickú hodnotu na zachovanie alebo naopak, je zničená.

prostriedky

1. Darmouth College. (SF). Životný cyklus dokumentu: Definície, podporné technológie a aplikácie. Získané z: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Životný cyklus dokumentov: Teória 3 rokov. Obnovené z: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Čo je životný cyklus správy elektronických dokumentov? Obnovené z: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Životný cyklus dokumentu. Obnovené z: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Životný cyklus dokumentov - španielsky archívny systém. Získané z: normadat.es.