- 7 hlavných funkcií administratívneho asistenta
- 1 - Správa dokumentov
- 2 - Plánovanie udalostí
- 3 - Osobná pozornosť používateľov a návštevníkov
- 4 - Telefón a virtuálna pozornosť
- 5 - Správa programov
- 6- Účtovníctvo
- 7. Technologické riadenie
- Referencie
Tieto funkcie administratívneho asistenta sú úlohy pomoc a doprovod k bežným aktivitám, ktoré spoločnosť vyvíja. Preto sú nevyhnutné pre ich efektívnu prevádzku.
Tieto činnosti sa zvyčajne líšia podľa podnikateľskej oblasti spoločnosti, v ktorej pracujú. Napríklad v špecializovaných kanceláriách, ako sú právnické firmy, majú asistenti zvyčajne špeciálne školenie na vykonávanie určitých činností.
Existujú však spoločné funkcie pre všetky oblasti, ktoré sa zvyčajne točia okolo distribúcie a správy informácií v kancelárii. To zahŕňa správu dokumentov, archívov a organizovanie udalostí.
Tieto činnosti však môžu byť oveľa rozsiahlejšie. V niektorých prípadoch sa administratívni asistenti musia zaoberať aj spracovaním účtovných informácií a dokonca zaručením prevádzky technologických zdrojov spoločnosti.
7 hlavných funkcií administratívneho asistenta
1 - Správa dokumentov
Jednou z hlavných funkcií administratívneho asistenta je pomáhať členom kancelárie pri správe dokumentov a súborov.
Táto úloha sa zvyčajne týka ukladania, organizácie a správy súborov.
V niektorých prípadoch však môže byť potrebné, aby aj písali, upravovali a preskúmavali dokumenty.
V niektorých spoločnostiach sú dokonca požiadaní, aby diktovali listy alebo poznámky a zaznamenali zápisnice z prebiehajúcich stretnutí.
V niektorých prípadoch, napríklad pokiaľ ide o právnickú firmu, je potrebné, aby tieto funkcie plnila špecializovaná odborná príprava: administratívny asistent bude musieť pochopiť terminológiu a právne postupy.
Na druhej strane administratívni asistenti pracujúci v oblasti medicíny potrebujú rôzne zručnosti. Musia mať potrebnú odbornú prípravu v oblasti zaobchádzania s pacientmi a čítania lekárskych správ.
2 - Plánovanie udalostí
Za plánovanie kancelárskych udalostí často zodpovedajú aj administratívni asistenti. Veľkosť tejto zodpovednosti sa môže meniť podľa veľkosti spoločnosti.
Udalosť môže byť jednoducho stretnutím alebo obchodným obedom, ale môže to byť aj väčšia konferencia alebo firemná párty.
V oboch prípadoch musí účastník riadiť všetky kritériá súvisiace s podujatím.
To zahŕňa kontaktovanie predajcov, rezervácie, výber ponúk a dekorácie. Zahŕňa však aj kontaktovanie, pozývanie a potvrdzovanie účastníkov, prednášajúcich a prednášajúcich, ak je to potrebné.
3 - Osobná pozornosť používateľov a návštevníkov
Zákaznícky servis je zvyčajne jednou z najbežnejších úloh administratívnych asistentov. Publikum, ktorému je pozornosť venovaná, vždy závisí od veľkosti spoločnosti a jej obchodnej orientácie.
V prípade malých podnikov, ktoré slúžia priamo verejnosti, sa od administratívneho asistenta môže vyžadovať, aby sa stretol so zákazníkmi.
Keď k tomu dôjde, ich práca je zameraná na vedenie a slúženie im počas ich prechodu cez zariadenia spoločnosti.
Vo väčších spoločnostiach bude administratívny asistent musieť navštevovať návštevníkov iného charakteru, ako sú partneri alebo veľkí dodávatelia.
V takom prípade ich úlohou bude viesť ich pri plnení ich agendy a stretnutí s vedením alebo inými oblasťami spoločnosti.
4 - Telefón a virtuálna pozornosť
Kategória služieb zákazníkom zahŕňa telefonickú a virtuálnu asistenciu. V prípade telefonickej pomoci je zahrnutá orientácia klientov a partnerov, ako aj organizácia a správa programov.
Pokiaľ ide o virtuálnu pozornosť, úlohy budú závisieť od kanálov, ktoré spoločnosť poskytuje pre služby zákazníkom alebo správu informácií.
V niektorých prípadoch to znamená spracovanie e-mailu, odpovedanie na správy, posielanie ďalej alebo archivovanie správ podľa potreby.
V iných prípadoch, keď sú virtuálne komunikačné kanály rozmanitejšie, môžu byť zahrnuté aj ďalšie úlohy, ako napríklad obsluha verejnosti prostredníctvom chatovacích systémov alebo dokonca zodpovedanie otázok prostredníctvom sociálnych sietí spoločnosti.
Vo veľkých spoločnostiach je zvyčajné, že personál, ktorý sa osobitne venuje týmto komunikačným kanálom, je osobitne zameraný. Ak sú podniky malé, táto úloha sa často ponecháva na administratívnych asistentov.
5 - Správa programov
Spravovanie programov je pre administratívnych asistentov často jednou z najdôležitejších úloh.
Táto zodpovednosť zahŕňa prijímanie žiadostí o schôdzky a stretnutia telefonicky, osobne alebo online a ich organizovanie v programe podľa definovaných kritérií.
Zahŕňa tiež plánovanie schôdzok v rámci spoločnosti a mimo nej, pracovné obedy a služobné cesty.
V posledne uvedených prípadoch je podľa potreby asistent zodpovedný za rezerváciu letov, hotelov, reštaurácií alebo konferenčných miestností.
6- Účtovníctvo
Administratívni asistenti sú niekedy zodpovední za monitorovanie a zaznamenávanie výdavkov, ktoré sa vyskytnú v spoločnosti. Tieto povinnosti môžu byť jednoduché, napríklad zaznamenávanie určitých výdavkov do tabuľky.
V niektorých prípadoch sa od asistenta vyžaduje školenie na vývoj zložitejších úloh. Medzi vaše povinnosti môže patriť napríklad vykazovanie účtovníctva vedeniu.
Zvyčajne to závisí od veľkosti spoločnosti. Veľká spoločnosť má zvyčajne špecializovanejšie úlohy; v týchto prípadoch účtovné informácie spravuje osoba najatá na tento účel.
Jednou zo základných zručností každého administratívneho asistenta je však zvládnutie kancelárskeho účtovného softvéru, ako je Microsoft Excel.
7. Technologické riadenie
Riadenie technologických zdrojov je tiež súčasťou funkcií administratívnych asistentov. V tomto zmysle je vašou zodpovednosťou zabezpečiť, aby všetky nástroje potrebné na fungovanie spoločnosti fungovali dobre.
To zahŕňa okrem iného vytváranie záložných kópií informácií obsiahnutých v počítačovom vybavení a aktualizáciu antivírusu.
Na druhej strane zahŕňa správu zariadení, ako sú projektory a notebooky.
Zahŕňa to aj revíziu a údržbu vybavenia potrebného pre normálny rozvoj činností, za ktoré je zodpovedný.
To však neznamená, že administratívny asistent musí mať technické znalosti. Jeho práca spočíva najmä v najímaní technického personálu na pravidelné vykonávanie údržby zariadenia, aby sa predišlo prekážkam.
Referencie
- Bucky, J. (2017). Povinnosti výkonných tajomníkov a administratívnych asistentov. Obnovené z: thebalance.com
- Kariéra Builder. (2016). Práca ako administratívny asistent - vynikajúca voľba pre všeobecných lekárov. Zozbierané z: kariérabuilder.com
- Pffefer, J. (2016). Čo robí lekársky administratívny asistent? Získané z: rasmussen.edu
- Study.com. (SF). Povinnosti administratívneho asistenta. Obnovené z: study.com