VÝKONNÝ TAJOMNÍK: PROFIL, POTREBNÉ ZRUČNOSTI A FUNKCIE - DUDAS - 2026

Výkonný tajomník je zamestnanie alebo povolanie, ktoré slúžia na zabezpečenie maximálnej možnej miere podporiť vysoko postavených zamestnancov v podniku alebo organizácie. Bude to ten, kto bude organizovať a udržiavať rozvrh riadiacich pracovníkov a pomáhať im pri vykonávaní rôznych administratívnych úloh.

Cieľom je prispieť k celkovej efektívnosti podnikania zabezpečením toho, aby sa všetky administratívne úlohy, ktoré vám boli pridelené, vykonávali včas a efektívne. Tajomník je osoba, ktorá poskytuje administratívnu podporu. Môžu vykonávať úlohy, ako napríklad písanie a ukladanie, odpovedanie na telefón a prenos správ.

Zdroj: pixabay.com

Na druhej strane výkonný tajomník alebo administratívny asistent vykonáva niektoré z týchto činností spolu s koordináciou kancelárie, výskumom výrobkov, interakciou s dodávateľmi, objednávaním produktov a vytváraním databázy. ,

Výkonní tajomníci zvyčajne dostávajú vyššie platy ako tajomníci, pretože vykonávajú funkcie na vysokej úrovni a zvyšujú produktivitu kancelárie.

Požadovaný profil

- Bakalárske štúdium podnikovej ekonomiky alebo príbuzných odborov.

- Osvedčená prax ako výkonný tajomník alebo podobná administratívna úloha.

- Musí byť spôsobilý na komplexné zaobchádzanie so spoločnosťou Microsoft-Office a na softvér back-office, napríklad systémy ERP.

- Hĺbkové znalosti administratívy úradu a základných účtovných postupov, ako aj príslušného technického slovníka používaného v priemysle.

- Znalosť základných výskumných metód a techník podávania správ.

- Vynikajúce organizačné a časové riadiace schopnosti.

- Vynikajúce komunikačné a vyjednávacie schopnosti.

- Integrita a dôvernosť.

Výkonní tajomníci musia byť rýchlymi profesionálmi so skúsenosťami s riadením času a schopnosťami viacerých úloh. Vedenie spoločnosti sa môže so svojou usilovnosťou a kompetenciami vo svojej práci sústrediť na svoju manažérsku zodpovednosť bez obáv z iných úloh.

Mnoho manažérov sa veľmi spolieha na svojho výkonného tajomníka, ktorý koordinuje každodenné úlohy a udržiava ich podľa plánu. Ako správcovia času manažéra sú potrebné taktiky a asertivity.

Potrebné zručnosti

Výkonní tajomníci musia ovládať základné zručnosti, ako je písanie, gramatika, pravopis a interpunkcia, a musia mať skúsenosti s používaním kancelárskeho vybavenia a bežných softvérových aplikácií, ako sú spracovanie textu, tabuľky a grafika.

Rovnako musia mať vynikajúce zručnosti v oblasti riadenia času a schopnosť efektívne zvládať rôzne zodpovednosti.

Na druhej strane výkonný tajomník tiež potrebuje ďalšie vlastnosti, ako je dobrý úsudok, diplomacia, diskrétnosť a schopnosť autonómne riešiť problémy.

Potrebujú silné komunikačné zručnosti, aby mohli komunikovať s verejnosťou, písať správy a recenzovať publikácie.

Aktívne počúvajte

Musíte vedieť, ako venovať plnú pozornosť tomu, čo hovoria iní ľudia, venovať čas tomu, aby ste porozumeli daným bodom, klásť otázky podľa potreby a neprerušovať ich v nevhodnom čase.

Čítanie s porozumením

Úplné porozumenie písaným vetám a odsekom v pracovných dokumentoch.

Časový manažment

Vedieť, ako efektívne riadiť svoj vlastný čas, ako aj čas ostatných.

Vedieť, ako hovoriť

Hovorte jasne s ostatnými ľuďmi, aby ste mohli účinne sprostredkovať informácie.

písanie

Mať účinnú písomnú komunikáciu podľa potreby publika.

Kritické myslenie

Využitie logiky a zdôvodnenia na identifikáciu silných a slabých stránok riešení, záverov alebo alternatívnych prístupov k vznikajúcim problémom.

Proaktívne učenie

Porozumieť dôsledkom nových informácií na súčasné a budúce riešenie problémov a rozhodovanie.

koordinácia

Úpravy akcií vo vzťahu k opatreniam ostatných.

Preskúmanie

Preskúmať a vyhodnotiť činnosť samotného, ​​iných ľudí alebo organizácií, s cieľom zlepšiť alebo prijať nápravné opatrenia.

Vlastnosti

Výkonný tajomník môže byť zodpovedný za drobnú hotovosť a účtovníctvo, ale mohol by spravovať aj rozpočet. Články môžete publikovať na webovej stránke, ale môžete ju tiež navrhnúť a spravovať.

Údaje môžete zadávať do tabuľky, ktorú ste navrhli a použili pre funkcie prehľadov.

Výkonný tajomník môže dohliadať na administratívnych pracovníkov. Často zodpovedá priamo generálnemu riaditeľovi a môže schváliť jedného alebo viacerých vedúcich pracovníkov.

zodpovednosť

Pozor na vedúcich pracovníkov

- Udržiavať agendu vedúcich pracovníkov a pomáhať pri plánovaní stretnutí, schôdzí správnej rady, konferencií atď.

- Zúčastnite sa na schôdzach, aby ste pripravili zápisnice a zápisnice zo schôdzí, potom ich zostavte, prepisujte a distribuujte.

- Urobiť všetky cestovné opatrenia pre vedúcich pracovníkov: nákup cestovných lístkov, rezervácia hotelov, dodanie cestovných výdavkov, správa a kontrola príslušnej dokumentácie atď.

- Vykonávať poverené vyšetrovania, zbierať údaje a pripravovať dokumenty alebo správy na posúdenie a predloženie výkonnými predstaviteľmi, výbormi a predstavenstvami podľa pridelenia.

- Zaobchádzajte s dôvernými dokumentmi a zabezpečte, aby zostali chránené a bezpečné.

Interná a externá interakcia

- Prijímať a filtrovať telefónne hovory a podľa potreby ich presmerovať na vhodnú osobu.

- Spravovať, určovať priority a distribuovať všetku prichádzajúcu alebo odchádzajúcu korešpondenciu (e-mail, listy, faxy, balíčky atď.), Čítať a analyzovať prichádzajúce poznámky, prezentácie a správy s cieľom určiť ich dôležitosť a naplánovať ich distribúciu.

- Pripraviť odpovede na korešpondenciu obsahujúcu bežné otázky.

- Monitorovať používanie kancelárskych potrieb a dojednávať podmienky s dodávateľmi, aby sa zabezpečila ziskovosť objednávok.

- Stretávať sa s jednotlivcami, záujmovými skupinami a ďalšími v mene riadiacich pracovníkov, výborov a správnych rád.

- Vitajte návštevníkov a zistite, či by im mal byť poskytnutý prístup k určitým ľuďom.

Administratívna podpora

- Uchovávajte elektronické a papierové záznamy v evidencii a zabezpečte, aby boli informácie usporiadané a ľahko dostupné pre rýchle vyhľadávanie.

- Pripravovať faktúry, správy, listy, finančné výkazy a iné dokumenty pomocou softvéru na spracovanie textu, tabuliek, databáz a / alebo prezentácií, a tiež poskytovať zodpovedajúcu pomoc v účtovníctve.

- Vykonávať všeobecné kancelárske úlohy, ako je údržba administratívnych systémov a vykonávanie základných účtovných úloh.

- Koordinovať a riadiť kancelárske služby, ako sú záznamy a rozpočtovanie, s cieľom pomôcť výkonným pracovníkom.

- Stanoviť a dohliadať na administratívne politiky a postupy pre zamestnancov úradu, ako aj pre organizáciu.

- Preskúmať prevádzkové postupy a postupy s cieľom určiť, či je možné vykonať zlepšenia v oblastiach, ako sú pracovné postupy, postupy podávania správ alebo výdavky.

- Dohliadať a školiť ostatných administratívnych pracovníkov.

Referencie

1. Spracovateľné (2018). Opis funkcie výkonného tajomníka. Prevzaté z: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Rozdiel medzi tajomníkom a výkonným tajomníkom. Práca - Chron. Prevzaté z: work.chron.com.
3. Plánovač kariéry (2018). Výkonný tajomník a administratívny asistent. Prevzaté z: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Výkonný tajomník Opis práce. Prevzaté z: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Povinnosti výkonného tajomníka. Prevzaté z: bestsampleresume.com