- Požadovaný profil
- Potrebné zručnosti
- Aktívne počúvajte
- Čítanie s porozumením
- Časový manažment
- Vedieť, ako hovoriť
- písanie
- Kritické myslenie
- Proaktívne učenie
- koordinácia
- Preskúmanie
- Vlastnosti
- zodpovednosť
- Pozor na vedúcich pracovníkov
- Interná a externá interakcia
- Administratívna podpora
- Referencie
Výkonný tajomník je zamestnanie alebo povolanie, ktoré slúžia na zabezpečenie maximálnej možnej miere podporiť vysoko postavených zamestnancov v podniku alebo organizácie. Bude to ten, kto bude organizovať a udržiavať rozvrh riadiacich pracovníkov a pomáhať im pri vykonávaní rôznych administratívnych úloh.
Cieľom je prispieť k celkovej efektívnosti podnikania zabezpečením toho, aby sa všetky administratívne úlohy, ktoré vám boli pridelené, vykonávali včas a efektívne. Tajomník je osoba, ktorá poskytuje administratívnu podporu. Môžu vykonávať úlohy, ako napríklad písanie a ukladanie, odpovedanie na telefón a prenos správ.

Zdroj: pixabay.com
Na druhej strane výkonný tajomník alebo administratívny asistent vykonáva niektoré z týchto činností spolu s koordináciou kancelárie, výskumom výrobkov, interakciou s dodávateľmi, objednávaním produktov a vytváraním databázy. ,
Výkonní tajomníci zvyčajne dostávajú vyššie platy ako tajomníci, pretože vykonávajú funkcie na vysokej úrovni a zvyšujú produktivitu kancelárie.
Požadovaný profil
- Bakalárske štúdium podnikovej ekonomiky alebo príbuzných odborov.
- Osvedčená prax ako výkonný tajomník alebo podobná administratívna úloha.
- Musí byť spôsobilý na komplexné zaobchádzanie so spoločnosťou Microsoft-Office a na softvér back-office, napríklad systémy ERP.
- Hĺbkové znalosti administratívy úradu a základných účtovných postupov, ako aj príslušného technického slovníka používaného v priemysle.
- Znalosť základných výskumných metód a techník podávania správ.
- Vynikajúce organizačné a časové riadiace schopnosti.
- Vynikajúce komunikačné a vyjednávacie schopnosti.
- Integrita a dôvernosť.
Výkonní tajomníci musia byť rýchlymi profesionálmi so skúsenosťami s riadením času a schopnosťami viacerých úloh. Vedenie spoločnosti sa môže so svojou usilovnosťou a kompetenciami vo svojej práci sústrediť na svoju manažérsku zodpovednosť bez obáv z iných úloh.
Mnoho manažérov sa veľmi spolieha na svojho výkonného tajomníka, ktorý koordinuje každodenné úlohy a udržiava ich podľa plánu. Ako správcovia času manažéra sú potrebné taktiky a asertivity.
Potrebné zručnosti
Výkonní tajomníci musia ovládať základné zručnosti, ako je písanie, gramatika, pravopis a interpunkcia, a musia mať skúsenosti s používaním kancelárskeho vybavenia a bežných softvérových aplikácií, ako sú spracovanie textu, tabuľky a grafika.
Rovnako musia mať vynikajúce zručnosti v oblasti riadenia času a schopnosť efektívne zvládať rôzne zodpovednosti.
Na druhej strane výkonný tajomník tiež potrebuje ďalšie vlastnosti, ako je dobrý úsudok, diplomacia, diskrétnosť a schopnosť autonómne riešiť problémy.
Potrebujú silné komunikačné zručnosti, aby mohli komunikovať s verejnosťou, písať správy a recenzovať publikácie.
Aktívne počúvajte
Musíte vedieť, ako venovať plnú pozornosť tomu, čo hovoria iní ľudia, venovať čas tomu, aby ste porozumeli daným bodom, klásť otázky podľa potreby a neprerušovať ich v nevhodnom čase.
Čítanie s porozumením
Úplné porozumenie písaným vetám a odsekom v pracovných dokumentoch.
Časový manažment
Vedieť, ako efektívne riadiť svoj vlastný čas, ako aj čas ostatných.
Vedieť, ako hovoriť
Hovorte jasne s ostatnými ľuďmi, aby ste mohli účinne sprostredkovať informácie.
písanie
Mať účinnú písomnú komunikáciu podľa potreby publika.
Kritické myslenie
Využitie logiky a zdôvodnenia na identifikáciu silných a slabých stránok riešení, záverov alebo alternatívnych prístupov k vznikajúcim problémom.
Proaktívne učenie
Porozumieť dôsledkom nových informácií na súčasné a budúce riešenie problémov a rozhodovanie.
koordinácia
Úpravy akcií vo vzťahu k opatreniam ostatných.
Preskúmanie
Preskúmať a vyhodnotiť činnosť samotného, iných ľudí alebo organizácií, s cieľom zlepšiť alebo prijať nápravné opatrenia.
Vlastnosti
Výkonný tajomník môže byť zodpovedný za drobnú hotovosť a účtovníctvo, ale mohol by spravovať aj rozpočet. Články môžete publikovať na webovej stránke, ale môžete ju tiež navrhnúť a spravovať.
Údaje môžete zadávať do tabuľky, ktorú ste navrhli a použili pre funkcie prehľadov.
Výkonný tajomník môže dohliadať na administratívnych pracovníkov. Často zodpovedá priamo generálnemu riaditeľovi a môže schváliť jedného alebo viacerých vedúcich pracovníkov.
zodpovednosť
Pozor na vedúcich pracovníkov
- Udržiavať agendu vedúcich pracovníkov a pomáhať pri plánovaní stretnutí, schôdzí správnej rady, konferencií atď.
- Zúčastnite sa na schôdzach, aby ste pripravili zápisnice a zápisnice zo schôdzí, potom ich zostavte, prepisujte a distribuujte.
- Urobiť všetky cestovné opatrenia pre vedúcich pracovníkov: nákup cestovných lístkov, rezervácia hotelov, dodanie cestovných výdavkov, správa a kontrola príslušnej dokumentácie atď.
- Vykonávať poverené vyšetrovania, zbierať údaje a pripravovať dokumenty alebo správy na posúdenie a predloženie výkonnými predstaviteľmi, výbormi a predstavenstvami podľa pridelenia.
- Zaobchádzajte s dôvernými dokumentmi a zabezpečte, aby zostali chránené a bezpečné.
Interná a externá interakcia
- Prijímať a filtrovať telefónne hovory a podľa potreby ich presmerovať na vhodnú osobu.
- Spravovať, určovať priority a distribuovať všetku prichádzajúcu alebo odchádzajúcu korešpondenciu (e-mail, listy, faxy, balíčky atď.), Čítať a analyzovať prichádzajúce poznámky, prezentácie a správy s cieľom určiť ich dôležitosť a naplánovať ich distribúciu.
- Pripraviť odpovede na korešpondenciu obsahujúcu bežné otázky.
- Monitorovať používanie kancelárskych potrieb a dojednávať podmienky s dodávateľmi, aby sa zabezpečila ziskovosť objednávok.
- Stretávať sa s jednotlivcami, záujmovými skupinami a ďalšími v mene riadiacich pracovníkov, výborov a správnych rád.
- Vitajte návštevníkov a zistite, či by im mal byť poskytnutý prístup k určitým ľuďom.
Administratívna podpora
- Uchovávajte elektronické a papierové záznamy v evidencii a zabezpečte, aby boli informácie usporiadané a ľahko dostupné pre rýchle vyhľadávanie.
- Pripravovať faktúry, správy, listy, finančné výkazy a iné dokumenty pomocou softvéru na spracovanie textu, tabuliek, databáz a / alebo prezentácií, a tiež poskytovať zodpovedajúcu pomoc v účtovníctve.
- Vykonávať všeobecné kancelárske úlohy, ako je údržba administratívnych systémov a vykonávanie základných účtovných úloh.
- Koordinovať a riadiť kancelárske služby, ako sú záznamy a rozpočtovanie, s cieľom pomôcť výkonným pracovníkom.
- Stanoviť a dohliadať na administratívne politiky a postupy pre zamestnancov úradu, ako aj pre organizáciu.
- Preskúmať prevádzkové postupy a postupy s cieľom určiť, či je možné vykonať zlepšenia v oblastiach, ako sú pracovné postupy, postupy podávania správ alebo výdavky.
- Dohliadať a školiť ostatných administratívnych pracovníkov.
Referencie
- Spracovateľné (2018). Opis funkcie výkonného tajomníka. Prevzaté z: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Rozdiel medzi tajomníkom a výkonným tajomníkom. Práca - Chron. Prevzaté z: work.chron.com.
- Plánovač kariéry (2018). Výkonný tajomník a administratívny asistent. Prevzaté z: job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Výkonný tajomník Opis práce. Prevzaté z: hrvillage.com.
- BSR (2018). Povinnosti výkonného tajomníka. Prevzaté z: bestsampleresume.com
