POŽIADAVKA NA OBJEDNÁVKU: TYPY, SPÔSOB VÝROBY A PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Formulár žiadosti o objednávku je dokument vytvorený útvarom používateľa alebo zamestnancom skladu, ktorý oznamuje oddeleniu nákupu položky, ktoré je potrebné objednať, množstvo a časový rámec dodania. Nákup z podnikania začína zhromažďovaním požiadaviek.

Po ich zostavení by oddelenie nákupu malo byť informované. Požiadavka na objednávku je dokument, ktorý bude obsahovať zoznam týchto požiadaviek. Aby sa predišlo podvodom, manažéri oddelení vo všeobecnosti nemôžu objednávať priamo od dodávateľov alebo nakupovať v mene spoločnosti.

Namiesto toho je to iné oddelenie nazývané oddelenie nákupu, ktoré v skutočnosti zadáva objednávky u externých dodávateľov. Manažéri rôznych oddelení používajú formuláre na objednávku, aby informovali toto oddelenie o tom, aké materiály je potrebné zakúpiť.

Požiadavky na objednávku a objednávky sú kľúčové dokumenty v procese získavania položiek, ktoré spoločnosť potrebuje pre svoju činnosť, štandardizácia procesu objednávok interne a externe.

druhy

Kľúčové body týkajúce sa požiadavky na objednávku sú tieto:

- Je to požiadavka na oddelenie nákupu, aby získala určitý zoznam materiálov.

- Potrebujete súhlas nákupnej organizácie.

- ide o interný dokument; to znamená, že zostáva v organizácii.

Môžete vytvoriť požiadavku na nákup pre nasledujúce typy obstarávania:

štandardné

Získať zásoby a materiály od dodávateľov, a to tak pre výrobné procesy, ako aj pre kancelársky spotrebný materiál a iné aktíva.

outsourcing

Dodávať surovinu dodávateľovi, a tým získať hotový výrobok.

zásielka

Získanie materiálu, ktorý sa uchováva v zariadeniach spoločnosti a za čo sa platí dodávateľovi.

prevod

Získať materiály od iného oddelenia alebo oblasti, ktorá je v rámci tej istej organizácie.

Externá služba

Získať služby poskytovateľa tretej strany, napríklad vykonávanie údržby zariadení.

Ako je rozpracované?

Základné komponenty, ktoré tvoria požiadavku na nákup, sú:

- Číslo žiadosti, ktorá umožňuje identifikáciu dokumentu. Musí byť predtlačený.

- žiadajúce oddelenie.

- Dátum žiadosti a požadovaný dátum dodania.

- Meno osoby, ktorá pripravuje žiadosť a podpis osoby, ktorá vykonáva príslušné oprávnenie.

- Požadované položky sa musia podrobne opísať, aby sa predišlo nepresným údajom. Suma musí byť presná; je veľmi dôležité umiestniť požadovanú jednotku (kilogramy, litre, jednotky atď.).

- Podpis vedúceho oddelenia nákupu, ktorý nákup schváli alebo neschváli.

- Ak už boli ponuky požadované od dodávateľov, musia byť priložené k žiadosti.

Proces žiadosti o objednávku

Proces žiadosti o objednávku používajú organizácie na zadávanie a sledovanie objednávok na dodávky. Môže ísť o všetko od surovín po kancelársky nábytok a ďalšie.

Ak vedúci oddelenia usúdi, že materiály sú málo, vyplnia formulár žiadosti o objednávku, ktorý obsahuje polia uvedené vyššie.

Požiadavka na objednávku je forma, ktorú oddelenie spoločnosti pošle oddeleniu nákupu so zoznamom položiek, ktoré chce objednať od externého dodávateľa.

Tento proces umožňuje používateľom zadávať objednávku, dostávať súhlas nadriadeného a čo je najdôležitejšie, umožňuje predajcom tretích strán predkladať cenové ponuky.

Keď nákupný manažér dostane v tomto procese požiadavku na nákup, môže skontrolovať všetky informácie predložené používateľom zdroja. Manažér jednoducho vyberie, či je požiadavka schválená alebo nie.

Ak nie je schválený, je potrebné uviesť dôvod rozhodnutia a žiadajúce oddelenie bude o tomto rozhodnutí informované. Ak však manažér dá súhlas, ďalším krokom bude žiadosť o ponuku od dodávateľov.

dôležitosť

Spustite proces nákupu

Od času budú oddelenia spoločnosti potrebovať materiály; požiadavka na objednávku iniciuje proces nákupu. Nákupné oddelenie bude konať podľa sily dokumentu.

Ak sa vyskytnú nejaké problémy, dokument slúži ako dôkaz, že oddelenie objednalo dodávky s určitým oznámením.

Je to kontrolný nástroj

Ak neexistujú náležité kontroly, personál sa môže zapojiť do podvodu, pretože môže požadovať materiály na osobné použitie.

V prípade požiadavky na objednávku existujú opatrenia na zabezpečenie toho, aby nedošlo k podvodom. Žiadosť musí prejsť niekoľkými rukami, aby sa zabezpečila jej presnosť a nevyhnutnosť.

Chráňte podnik

Zavedením príkazov na rekvizíciu sa predíde šanci na podvod. Majetok spoločnosti je tiež chránený.

Centralizácia procesu nákupu

Ak organizácia vyžaduje, aby všetky požiadavky boli vykonávané centrálne prostredníctvom oddelenia nákupu, je ľahké celý proces riadiť.

Prínosom sú aj kupujúci, pretože teraz môžu spájať nákupy a využívať kúpnu silu organizácie na vyjednávanie lepších podmienok.

Príklady

Príklad 1

Číslo žiadosti: 00455

Dátum: 15. mája 2018

Meno žiadateľa: Annaliese Corvo

Pozícia: školiteľ

Oddelenie: Školenie personálu

Dôvod žiadosti: Nasledujúce články sa musia používať na školiacom kurze „Zabezpečenie kvality“, ktorý sa poskytne počas týždňa od 16. do 20. júla 2018.

- 01 prípad značiek flipchartu.

- 12 ceruziek.

- 01 flipchart s 20 bielymi doskami: šírka 1 meter x 1,5 metra.

- 12 jednoradových notebookov normálnej veľkosti.

- 06 farebných značiek na tabuľu.

- 12 vymazaní na vymazanie.

- 12 perá s modrým atramentom.

Pripojené sú 2 citácie od dodávateľov kancelárskych potrieb.

Autor: Alberto Moreno

Pozícia: manažér ľudských zdrojov

Manažment ľudských zdrojov

Príklad 2

Confecciones Tely, výrobné oddelenie SA si musí objednať rôzne materiály a vyplniť formulár žiadosti o objednávku. Tento formulár upozorňuje oddelenie nákupu, že tieto zásoby sú potrebné.

Nákupné oddelenie môže prijatú rekvizíciu schváliť alebo zamietnuť. Po schválení bude vytvorená objednávka.

Nákupná objednávka je odoslaná predajcovi na zakúpenie výrobkov. Dodávateľ vyrába a dodáva výrobky s faktúrou.

Prijímajúce oddelenie prijíma výrobky a doručuje správu o prijatí účtovnému oddeleniu.

Ak sú všetky doklady v zhode, účtovné oddelenie vydá schválenie faktúry pokladníkovi, v ktorom uvedie, že platbu je možné uhradiť dodávateľovi.

Referencie

1. Obchodný slovník (2018). Požiadavka na objednávku. Prevzaté z: businessdictionary.com.
2. MyAccountCourse (2018). Čo je to požiadavka na objednávku? Prevzaté z: myaccountcourse.com.
3. Lesný čas. Rozdiel medzi požiadavkou a objednávkou. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Čo je to požiadavka na nákup a prečo je to dôležité pre vaše podnikanie. Procurify. Prevzaté z: blog.procurify.com.
5. Výukový bod (2018). SAP MM - požiadavka na objednávku. Prevzaté z: tutorialspoint.com.