REENGINEERING PROCESOV: TYPY, MODELY, FÁZY A PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Proces reengineering je stratégia riadenia podniku, ktorý sa zameriava na analýzu pracovných postupov a podnikových procesov v rámci organizácie s cieľom dosiahnuť významný pokrok v oblasti výkonnosti, produktivity a kvality.

Je to prax prehodnotenia a prepracovania spôsobu práce, aby sa lepšie podporilo poslanie organizácie a znížili náklady. Obchodný proces sa týka súboru vzájomne prepojených úloh alebo činností vykonávaných na dosiahnutie konkrétneho výsledku.

Zdroj: pixabay.com

Začína sa hodnotením poslania organizácie, strategických cieľov a potrieb zákazníkov na vysokej úrovni. Kladú sa základné otázky, ako napríklad: Je potrebné znovu definovať misiu? Sú strategické ciele v súlade s misiou? Kto sú klienti?

Spoločnosť môže zistiť, že pôsobí na základe pochybných predpokladov, najmä pokiaľ ide o potreby a želania svojich zákazníkov. Až potom, ako organizácia prehodnotí, čo by mala robiť, rozhodne, ako to urobiť lepšie.

Zamerajte sa na procesy

V rámci základného hodnotenia poslania a cieľov sa reengineering zameriava na procesy, kroky a postupy organizácie, ktoré upravujú spôsob, akým sa zdroje používajú na vytváranie produktov a služieb, ktoré zodpovedajú potrebám zákazníkov. alebo konkrétne trhy.

Reengineering identifikuje, analyzuje a redizajnuje hlavné obchodné procesy organizácie s cieľom dosiahnuť dramatické zlepšenia v kritických výkonnostných ukazovateľoch, ako sú náklady, kvalita, služby a rýchlosť.

Informačné technológie sa vnímajú skôr ako prostriedky umožňujúce vytváranie nových foriem organizácie a spolupráce, a nie ako podpora existujúcich obchodných funkcií.

Reengineering procesov vychádza z rôznych disciplín a možno identifikovať štyri hlavné oblasti, ktoré sa môžu zmeniť: organizácia, technológia, stratégia a ľudia. Procesný pohľad sa používa ako spoločný rámec na zváženie týchto oblastí.

druhy

Existujú tri rôzne typy procesných reengineeringov, ktoré môže začať každý podnik:

Reengineering pre zlepšenie nákladov

Tento typ reengineeringu môže viesť spoločnosť k mimoriadnemu zníženiu nákladov na nekritické procesy, či už radikálnym spôsobom tieto procesy zmeniť, alebo ich úplne vylúčiť.

Ide nad rámec toho, čo sa dá dosiahnuť pri obvyklom úsilí o zníženie nákladov.

Reinžiniering s cieľom zvýšiť konkurencieschopnosť

Snahou tohto typu reinžinieringu je snaha ponoriť sa do hlavných procesov produkovaných v podnikaní.

Zámerom je stať sa najlepším vo svojej triede na svetovej úrovni a dosiahnuť konkurenčnú rovnocennosť so spoločnosťami, ktoré v minulosti stanovovali pravidlá a stanovili priemyselné normy.

Reengineering pre radikálnu inováciu

Tento typ reinžinieringu sa snaží nájsť a ovplyvniť radikálne inovačné body, zmeniť existujúce pravidlá a vytvoriť novú definíciu toho najlepšieho vo svojej triede pre všetky spoločnosti, ktoré sa snažia stať sa jedným.

modely

Model ADKAR

Model sa zameriava na prvok zmeny u ľudí, konkrétne na to, ako zabezpečiť, aby zapojení zamestnanci podporovali a verili v zmenu.

Po vykonaní tohto postupu sa model zameriava na obchodnú dimenziu so zameraním na identifikáciu potreby zmeny, ciele, ktoré je potrebné splniť, ako sa tieto ciele dosiahnu a časový rámec, v ktorom sa bude plniť.

Pri implementácii úspešnej stratégie zmeny je potrebné dôsledne dbať na obchodnú aj osobnú dimenziu. Existuje päť kľúčových krokov na zabezpečenie podpory zamestnancov.

Povedomie

Zamestnanci si musia byť vedomí toho, čo presne sa deje a prečo je to potrebné. Ak si zamestnanci nie sú vedomí týchto vecí, môžu stratiť motiváciu a smerovanie v rámci stratégie.

Manažment zohráva kľúčovú úlohu pri zabezpečovaní toho, aby si zamestnanci boli plne vedomí všetkých prvkov procesu zmien.

želanie

Podpora stratégie zmeny by mala prirodzene pochádzať od zamestnancov. Namiesto toho, aby sa nútili zmeny zamestnancov, ich zahrnutie do vízie a rozvoja projektu zaistí ich podporu konečnému výsledku.

vedomosti

Reengineering pravdepodobne prinesie zmenu v rutine a zručnostiach zamestnancov, ako aj všeobecnú zmenu v organizácii.

Z tohto dôvodu musia byť zamestnanci plne podporovaní pri získavaní a rozvoji týchto zručností.

zručnosť

Tieto znalosti sa musia rozvíjať, ale môže sa to stať iba vtedy, ak majú jednotlivci potrebné zručnosti.

zosilnenie

Proces zmeny a odmeny pre jednotlivcov, ktorí menia svoje metódy, by sa mal po vykonaní zmeny posilniť. To zaisťuje, že zamestnanci odolajú pokušeniu skĺznuť späť do starých zvykov.

Prechodový model mostov

Hlavnou silnou stránkou modelu je to, že sa zameriava na prechod, nie na zmenu. Rozdiel medzi nimi je jemný, ale dôležitý.

Zmena je niečo, čo sa stáva ľuďom, aj keď s tým nesúhlasia. Na druhej strane, prechod sa stáva v mysliach ľudí, keď prechádzajú zmenou.

Zmena sa môže uskutočniť veľmi rýchlo, zatiaľ čo prechod sa zvyčajne stáva pomalšie.

Model zdôrazňuje tri fázy prechodu, ktorými ľudia prechádzajú, keď zažívajú zmenu. Sú to tieto:

- Ukončenie, strata a prepustenie.

- Neutrálna zóna.

- Nový začiatok.

Mosty hovoria, že ľudia prechádzajú každou etapou vlastným tempom. Napríklad tí, ktorí sú so zmenami spokojní, pravdepodobne postupujú rýchlo do tretej etapy, zatiaľ čo iní zostanú v prvej alebo druhej etape.

fázy

Reengineering obchodných procesov nie je ľahká úloha. Pokiaľ nie je každá fáza úspešne dokončená, pokusy o zmenu môžu zlyhať.

Identifikujte a oznámte potrebu zmeny

Musí sa vykonať vyšetrovanie. Aké procesy nemusia fungovať? Je konkurencia v niektorých ohľadoch lepšia alebo horšia ako spoločnosť?

Po tom, čo sú k dispozícii všetky informácie, by sa mal vypracovať veľmi úplný plán za účasti vedúcich pracovníkov rôznych oddelení.

Vedenie bude musieť zohrávať úlohu obchodníka. Budete musieť sprostredkovať veľkú víziu zmeny a ukázať, ako bude mať pozitívny vplyv na zamestnancov s najnižšou kvalifikáciou.

Zostavte tím odborníkov

Ako pri každom inom projekte, procesné inžinierstvo potrebuje tím vysoko kvalifikovaných a motivovaných ľudí, ktorí vykonajú potrebné kroky. Vo väčšine prípadov tím pozostáva z:

Vrcholový manažér

Pokiaľ ide o zásadné zmeny, potrebujete dohľad nad niekým, kto môže robiť rozhodnutia a ktorý má kontaktovať priamo.

COO

Bude potrebný niekto, kto pozná komplikácie tohto procesu. Tam zasahuje manažér operácií, ktorý pracoval s procesmi a bol schopný prispieť svojimi rozsiahlymi znalosťami.

Reengineering experti

Budú potrební správni inžinieri. Procesy reinžinieringu si môžu vyžadovať odborné znalosti v niekoľkých rôznych oblastiach, od IT po výrobu.

Nájsť neefektívne procesy a definovať kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI)

Musia sa definovať správne KPI. KPI sa zvyčajne líšia v závislosti od optimalizovaného procesu.

Potom sa musia procesy sledovať jednotlivo. Najjednoduchší spôsob, ako to dosiahnuť, je zmapovanie obchodných procesov.

Je oveľa jednoduchšie, ak máte všetko písomne ​​krok za krokom. Tu prichádza do úvahy prevádzkový manažér, pretože uľahčuje definovanie a analýzu procesov.

Najzákladnejším spôsobom práce s procesmi sú vývojové diagramy. Vezmite ceruzku a papier a postupne si tieto procesy zapíšte.

Ak máte viac vedomostí o technológii, použitie softvéru na analýzu procesov môže všetko oveľa uľahčiť.

Redesign procesov a porovnanie KPI

V tejto chvíli nie je čo pridať. Teraz je potrebné pokračovať v zavádzaní teórií do praxe a vidieť, ako sa udržiavajú KPI.

Ak KPI preukážu, že nové riešenie funguje lepšie, môžete začať škálovať riešenie pomaly a uviesť ho do činnosti v rámci stále väčšieho počtu obchodných procesov.

Príklady

Ford Motors

V 80. rokoch prešiel americký automobilový priemysel recesiou. V snahe znížiť náklady sa spoločnosť Ford rozhodla dôkladne analyzovať obchodné procesy niektorých svojich oddelení a snažiť sa nájsť neefektívne procesy.

Všimli si, že v účtovnom oddelení pracovalo viac ako 500 ľudí. Pre porovnanie, približne 100 ľudí pracovalo na rovnakom oddelení u konkurenta Mazda.

Napriek tomu, že Ford bol väčšou spoločnosťou, stanovil merateľný cieľ, ktorým bolo znížiť počet zamestnancov v tomto oddelení na iba 200 ľudí.

Začali iniciatívu na opätovné inicializáciu procesov, aby zistili, prečo má toto oddelenie toľko zamestnancov. Analyzovali súčasný systém a zistili, že to funguje takto:

- Keď oddelenie nákupu napísalo objednávku, poslalo kópiu oddeleniu záväzkov.

- Oddelenie kontroly materiálov potom prijalo tovar a zaslalo kópiu dokladu o splatných účtoch.

- Dodávateľ zároveň zaslal potvrdenie o dodaní tovaru na účty, ktoré sa majú zaplatiť.

Úplne nový proces

Účtovník, ktorý má zaplatiť, sa musel vyrovnať trom príkazom a priraďovaním k nim vydal platbu manuálne. Tento proces si vyžadoval veľa pracovných síl v oddelení.

Namiesto malých zmien spoločnosť Ford vyvinula úplne nový proces. Informačné technológie zohrávali v tomto novom procese dôležitú úlohu.

Vyvinuli databázu, do ktorej bolo zaslané oznámenie, keď nákupné oddelenie zadalo objednávku.

Keď boli materiály dodané, zamestnanec skladu ich vložil do počítača. Týmto spôsobom mohol okamžite overiť, či boli dodané materiály v poriadku, takže boli automaticky zaplatené neskôr.

Týmto spôsobom boli úplne vylúčení účtovníci, ktorí majú platiť účty, aby sa snažili porovnávať objednávky, čím sa znížil počet administratívnych zamestnancov o 75%.

Taco bell

Spoločnosť Taco Bell prebudovala svoje podnikanie tak, že sa viac sústredila na aspekty služieb a centralizovala svoju výrobnú oblasť.

Vytvorením programu K-Minus sa teraz mimo reštaurácie pripravovalo mäso, kukurica, fazuľa, šalát, syr a paradajky. V reštauráciách sa tieto pripravené ingrediencie zhromažďovali iba vtedy, keď ich o to zákazník požiadal.

Niektoré z úspechov tohto nového spôsobu práce boli zvýšená motivácia zamestnancov, lepšia kontrola kvality, menej nehôd, väčšie úspory a viac času na zameranie sa na služby zákazníkom.

Výhody a nevýhody

-Advantage

Znížte náklady a časy cyklov

Reengineering procesov znižuje náklady a časy cyklov tým, že vylučuje neproduktívne činnosti a zamestnancov, ktorí ich vykonávajú.

Reorganizácia tímu znižuje potrebu rôznych úrovní riadenia, zrýchľuje informačné toky, odstraňuje chyby a prepracovania spôsobené niekoľkými prenosmi.

Zlepšiť kvalitu

Reengineering procesov zvyšuje kvalitu znižovaním fragmentácie práce a stanovením jasného vlastníctva procesov.

Pracovníci preberajú zodpovednosť za svoju výrobu a môžu merať svoj výkon na základe rýchlej spätnej väzby.

Zvýšenie produktivity

Cieľom reengineeringu procesov je modernizácia zastaraných procesov a často výsledky, ktoré šetria čas. Organizácia môže napríklad zistiť, že určitý proces môžu vykonávať dvaja zamestnanci namiesto štyroch.

Orientácia na zákazníka

Prechodom z úlohy na procesne orientovaný je dôraz na zákazníka. To má tú výhodu, že sa rýchlo dostanú do popredia všetky irelevantné procesy, po ktorých sa dajú ľahko odstrániť alebo upraviť.

Zlepšiť konkurenčné postavenie

Spravidla sú zmeny, ktoré organizácia robí, viditeľné len postupne. Aby ste však zostali konkurencieschopní a uspokojili potreby zákazníkov, musíte konať primerane.

Pri opätovnom inicializácii procesov sa radikálne zmeny vykonávajú v relatívne krátkom časovom období.

-Disadvantages

Prispôsobenie personálu

Niektorí pracovníci sa nemusia prispôsobovať zmenám a noví manažéri sa môžu cítiť ohromení. Ostatní pracovníci sa stanú zastaranými, ak sa v rámci procesu preskúmania odstráni ich hlavná úloha.

Ak zamestnanec v pondelok ráno počuje, že sa zmenil celý jeho popis práce, mohlo by to byť nepríjemné.

Preto je veľmi dôležité, aby sa vykonávané zmeny dobre komunikovali so zamestnancom.

Vyžaduje investíciu

Reengineering procesov si zvyčajne vyžaduje investície, najmä do technológií. Zastarané metódy, napríklad ručné vykonávanie úlohy, sú nahradené počítačovými programami.

Programy zlepšujú efektívnosť a znižujú chyby, ale spoločnosť musí investovať do softvéru a školení, čo je drahá možnosť pre spoločnosti, ktoré chcú okamžite znížiť výdavky.

Referencie

1. Wikipedia, bezplatná encyklopédia (2019). Pretváranie obchodného procesu. Prevzaté z: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Reengineering podnikových procesov (BPR): definícia, kroky, príklady. Tallyfy. Prevzaté z: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Reengineering podnikových procesov (BPR). NástrojeHero: Prevzaté z: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formálne modely reengineeringu podnikových procesov pre validáciu dizajnu a dizajnu. Prevzaté z: eil.utoronto.ca.
5. Chytrý ISM (2019). Zvýšte konkurencieschopnosť vášho podnikania pomocou reengineeringu podnikových procesov (BPR). Prevzaté z: cleverism.com.
6. Organizácia spoločnosti (2017). Druhy reinžinieringu. Prevzaté z: organizacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Pretváranie obchodného procesu. Prevzaté z: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Nevýhody a výhody BPR. Bizfluent. Prevzaté z: bizfluent.com.