VRÁTENIE PEŇAZÍ V HOTOVOSTI: ČO TO JE, DOKUMENTY A PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Úhrada pokladničné hotovosti , je náhrada, ktorá je vyrobená na pevnú fondu priradené k oddeleniu spoločnosti, pre výšku platieb vykonaných týmto spôsobom, podľa toho, čo je uvedené v faktúry a dokumenty predložené s cieľom dokončiť vaša počiatočná suma v hotovosti znova.

Podniky vo všeobecnosti držia vo svojich prevádzkach menšie množstvo hotovosti, aby mohli uspokojiť malé rôzne platby, napríklad potraviny a kancelárske potreby.

Zdroj: pixabay.com

Vo väčších podnikoch môže byť niekoľko drobných pokladní, pravdepodobne jedno na budovu alebo dokonca jedno na oddelenie. Na sledovanie drobných hotovostných transakcií sa používa samostatný účtovný systém.

Takéto platby sa spravujú spravidla prostredníctvom malého zálohového systému, pre ktorý je určená suma „fluktuujúcich peňazí“. Je to maximálna výška hotovosti, ktorú je možné kedykoľvek držať.

Preferovaný spôsob vrátenia platby je šek, ktorý sa vyžaduje prostredníctvom riadne oprávnenej a zdokumentovanej žiadosti o kontrolu.

Čo je to drobné vrátenie peňazí?

Na založenie drobného hotovostného fondu sa vytvorí šek na sumu pridelenú danému drobnému hotovostnému kapitálu.

Počiatočné zadanie drobného hotovostného denníka je debet na drobnom hotovostnom účte a kredit na hotovostný alebo bankový účet.

Depozitár potom vyplatí rôzne sumy z drobného hotovostného fondu výmenou za príjmy súvisiace s akýmikoľvek nákladmi.

V tomto okamihu nie je zápis do denníka. Namiesto toho sa hotovostný zostatok v drobnom hotovostnom fonde znižuje, zatiaľ čo počet tržieb stúpa.

Zostávajúca hotovosť plus celkové príjmy sa musia vždy rovnať počiatočnej sume prostriedkov v dolnom rámčeku. Chyby krádeže alebo registrácie však môžu mať za následok zmenu pôvodnej sumy financovania.

vrátenie

Keď hotovostný zostatok v malom peňažnom fonde klesne na dostatočne nízku úroveň, drobný hotovostný depozitár požiada pokladníka o preplatenie hotovosti.

Získa sa tak suma všetkých akumulovaných príjmov. Pokladník zapíše nový šek na úplnú hodnotu účtenok a tento šek vymení za účtenky.

Zápis do drobného denníka v hotovosti je debetom na drobnom peňažnom účte a kreditom na hotovostný alebo bankový účet.

Tento drobný depozitár vkladá hotovosť do malej zásuvky, ktorá by teraz mala obsahovať pôvodnú sumu peňazí pridelenú fondu.

Pokladník vytvorí zápis do denníka na zaznamenávanie drobných pokladničných dokladov. Ide o kredit na drobný hotovostný účet a na ťarchu niekoľkých rôznych nákladových účtov v závislosti od toho, čo bolo zakúpené v hotovosti.

riadenie

Je potrebné zaviesť prísne vnútorné kontroly pre hotovostné príjmy alebo výplaty, aby sa zabránilo zlému hospodáreniu s finančnými prostriedkami a zabezpečeniu pred stratami.

- Menšia škatuľa sa musí skladovať na bezpečnom mieste. Napríklad v pokladničnej skrinke.

- Pokladník musí byť zodpovedný za vedenie faktúr zodpovedajúcich platbám uskutočneným prostredníctvom drobných peňazí.

- Občas by sa mali počítať prekvapivé hotovostné počty, aby sa zabezpečila presnosť hotovostného zostatku uvedeného v drobnej pokladnici.

- Suma hotovosti v drobnej hotovosti by nemala byť príliš vysoká.

Dokumenty

Každá spoločnosť definuje formáty, ktoré sa majú použiť, a postup, ktorý sa má dodržať v prípade žiadosti o úhradu, ale v zásade tento proces spočíva v zlúčení všetkých platieb uskutočnených so spodnou časťou dolnej časti boxu a príslušných podpôr.

Je dôležité, aby bola každá platba, aj keď minimálna, podložená príslušnou faktúrou alebo, ak je to uplatniteľné, rovnocenným dokumentom, kde je možné jasne identifikovať spoločnosť alebo osobu, ktorej sa platba uskutočnila, v prípade závažných problémov, ako je spracovanie daní a účtovníctva.

Formát vrátenia platby

Depozitár zodpovedný za zaobchádzanie s drobnou hotovosťou musí vyplniť poukaz s názvom „Vrátenie drobnej hotovosti“, v ktorom sú uvedené náklady, ktoré vznikli v danom období, aby získal náhradu za spotrebované peniaze.

Zamestnanec musí predložiť všetky originály potvrdení o výdavkoch, ktoré sú priložené k vyplnenému formuláru o refundácii drobných peňazí:

Súčet všetkých faktúr a potvrdení vo formáte úhrady a zvyšná disponibilná hotovosť v drobnej hotovosti sa musia rovnať sume pôvodného zálohového fondu.

Celkový formát drobného vrátenia peňazí spolu so súčtom všetkých jednotlivých platieb sa pošle kontrolórovi na konečné posúdenie a schválenie.

Poukážka na vyplatenie

Na preplatenie hodnoty vynaložených výdavkov v súlade s príjmami a drobnými hotovostnými faktúrami, ktoré sú uvedené v dokumente „drobné preplatenie hotovosti“, sa vygeneruje dôkaz o výdavkoch alebo platbách, ako je uvedené nižšie ,

Všetky tieto dokumenty musia byť priložené k účtovnému záznamu voucheru.

Formulár vrátenia platby a originály všetkej dokumentácie sa zasielajú oddeleniu záväzkov na spracovanie.

Doklad o absolutóriu sa podáva v mene depozitára drobnej hotovosti, aby bolo možné v jeho mene vydať šek na požadovanú sumu. Správca vrátenia peňazí môže preplatiť súkromne.

Príklady

Spoločnosť ABC sa rozhodla vyčleniť 100 dolárov v hotovosti ako minoritný hotovostný fond do svojho prevádzkového oddelenia, aby mohla priamo spracovať svoje nízkonákladové náklady.

Preto sa 1. marca doručia peniaze vo výške 100 USD. Počiatočné pridelenie drobnej hotovosti sa zaznamená v účtovníctve takto:

V priebehu marca operačné oddelenie uskutočnilo prostredníctvom drobnej hotovosti tieto drobné platby:

- 3. januára: nákup čaju za 10 dolárov.

- 15. januára: nákup kancelárskych potrieb za 50 dolárov.

- 27. januára: platba inštalatérovi za 20 dolárov.

Tieto platby uskutočnené s drobnou hotovosťou sa zaúčtujú takto:

Menšia škatuľa musí byť vrátená 31. marca. Keďže celkové náklady za mesiac boli 80 USD, bude to suma, ktorá sa má uhradiť:

Preto od 1. apríla bude mať spodné pole opäť 100 dolárov, ktoré mu boli pôvodne pridelené.

Referencie

1. Fordham University (2019). Drobné hotovostné zálohové fondy a náhrady. Prevzaté z: fordham.edu.
2. Stanfordská univerzita (2019). Ako na to: Refundujte zamestnancovi drobnou hotovosťou. Prevzaté z: web.stanford.edu.
3. Zjednodušené účtovníctvo (2019). Účtovanie drobných peňazí. Prevzaté z: Accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Drobné hotovostné účtovníctvo. Účtovné nástroje. Prevzaté z: Accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Vrátenie drobných peňazí. Prevzaté z: gerencie.com.