OBCHODNÝ PROTOKOL: CHARAKTERISTIKY, NA ČO SLÚŽIA, PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Obchodné protokol je súborom sociálnych a formálnych noriem prijatých spoločnosťou za jej dodržiavanie. Jeho funkciou je stanoviť štandardy správania a limity, ktoré upravujú činnosť všetkých členov spoločnosti.

Tento normatívny orgán, obvykle zahrnutý v príručke alebo dokumente, vo všeobecnosti upravuje vnútorné a vonkajšie správanie spoločnosti. Je to kódex správania ustanovený v organizačnej kultúre spoločnosti.

Prostredníctvom obchodného protokolu sa ustanovujú pravidlá koexistencie medzi rôznymi úrovňami práce spoločnosti a komunikačné kritériá, ktoré musia prevládať mimo nej.

Obchodné protokoly zhromažďujú pravidlá a kroky, ktoré sa musia dodržiavať pri plánovaní, vývoji a kontrole akcií vykonávaných spoločnosťou. Tieto normy môžu obsahovať pravidlá stanovené štátom.

Príkladom obchodného protokolu je spôsob, ktorým sekretárka priateľsky reaguje na telefonát. Tiež ohľaduplné zaobchádzanie s vodičom dopravnej spoločnosti pri vzatí cestujúceho na letisko.

Funkcie obchodného protokolu

Pred citovaním charakteristík obchodného protokolu by sa mal jasne uviesť pôvod pojmu, aby sa lepšie špecifikoval jeho obsah.

Protokol pochádza z latinských „protosov“, čo znamená „čo sa deje pred niečím“ a „kollos“, čo sa týka akcie, ktorá niečo drží alebo drží.

Slovník Kráľovskej akadémie španielskeho jazyka v jednom zo svojich významov definuje tento pojem ako „súbor pravidiel ustanovených štandardne alebo zvykom pre obrady a úradné alebo slávnostné akty“.

Protokol je opis štandardov správania, ktoré sa musia v spoločnosti alebo inštitúcii dodržiavať. Opisuje usmernenia a postupy správania na vykonanie akcie alebo v určitej situácii.

Obchodný protokol musí zákazníkom sprostredkovať podstatu spoločnosti, a preto je súčasťou jej filozofie a imidžu. Existujú rôzne typy protokolov: obchodné, náboženské, oficiálne, športové, sociálne atď.

Charakteristiky dobrého obchodného protokolu sú

1 - Nie je regulované zákonom, ale je prísne presadzované v spoločnosti jeho členmi.

2 - Je to praktické , pretože upravuje bežné situácie, ktoré sa vyskytujú v spoločnosti. Týmto spôsobom sa zabráni, aby išlo o banálny dokument bez dodržiavania pracovných povinností.

3 - Je prístupný pre všetkých členov organizácie, pretože stanovuje usmernenia pre každú pracovnú situáciu.

4 - Je to pochopiteľné, pretože všetci zamestnanci spoločnosti musia byť napísaní jasným jazykom, aby sa bez ospravedlnenia asimilovali a dodržiavali.

5 - V zásade je flexibilný , pretože zavedené pravidlá sa musia prispôsobiť situácii každej spoločnosti, a to aj v čase krízy. Ale tiež preto, že sa môžu časom meniť a prispôsobiť sa zmenám.

Na čo je obchodný protokol?

Stanovte normy správania

Stanovenie smerníc správania v spoločnosti v protokolovej príručke slúži na reguláciu správania jej členov a vytvára organizačnú kultúru.

Bez protokolu by pracovné vzťahy a komunikácia medzi spoločnosťou a klientmi boli v úplnom chaose. Nebol by rešpektovaný hierarchia a absencia kódexu správania by viedla k neustálej neúcte a vnútorným konfrontáciám.

Hierarchický poriadok bez obchodného protokolu sa nemohol splniť, čím sa zmenila organizačná štruktúra spoločnosti.

Sprievodca sociálnymi aktivitami

Z hľadiska etikety je protokol potrebný aj na organizáciu a realizáciu spoločenských aktivít, ktoré sú pre spoločnosť relevantné.

Protokol pomáha upevňovať prestíž spoločnosti medzi jej zamestnancami as nimi súvisiacimi: zákazníkmi, akcionármi, dodávateľmi, orgánmi atď.

Vytvorte imidž spoločnosti

Je súčasťou firemného imidžu spoločnosti, pretože usmerňuje a usmerňuje pozitívne činy členov spoločnosti. Obraz spoločnosti nezávisí iba od produktu alebo služby ako takej, ktorú poskytuje; ale zo všetkých prvkov, ktoré sa točia okolo.

Protokol je užitočný a potrebný pre spoločnosti, pretože prispieva k zlepšovaniu ľudských vzťahov a posilňuje ich firemný imidž. Ak sa rozšíri do všetkých oblastí organizácie, pomôže dosiahnuť zdravé a harmonické pracovné prostredie.

Vytvorte firemnú kultúru

Vytvára tiež obchodnú a pracovnú kultúru vzdelávaním pracovníkov a manažérov o potrebe integrácie a spolupráce s cieľmi organizácie. Pomáha tiež usmerňovať vzťahy zástupcov spoločnosti s ich spolupracovníkmi a zákazníkmi.

Príklady obchodného protokolu

Obchodný protokol pokrýva postupy stanovené v obchodnej organizácii na organizovanie podujatí: stretnutia, návštevy, konferencie, rokovania, formálne akty atď.

Zahŕňa to však aj spôsob komunikácie (interná komunikácia) medzi členmi organizácie as klientmi a spriaznenými stranami (externá komunikácia). To zahŕňa všetko od spôsobu, ktorým odpovedáte na telefonický hovor, po spôsob, ako nosíte uniformu alebo spôsob, ako sa obliekate.

Rovnako obsahuje / chápe štýl písania listu alebo e-mailu a všetky potrebné prvky na posilnenie firemného imidžu spoločnosti.

Príkladom obchodného protokolu je prijímanie telefónneho hovoru. V spôsobe odpovedania, pozdravu a predstavenia sa existuje implicitná firemná kultúra. Ide teda o prvok úzko súvisiaci s podnikaním alebo imidžom značky.

Protokol pri telefonickom hovore

- Dobré ráno pán / pani

- Som Judith, ako vám môžem pomôcť / slúžiť?

- Váš prípad preskúmam, nevystúpite.

- Ďakujeme, že ste volali, sme vám k dispozícii.

- Prajem šťastný deň pán / pani

Protokol v prezentácii, pozdrav a rozlúčka

• Postavte sa pri pozdrave.
• Jemne potriasť rukami a usmievať sa.
• Vyvarujte sa efuzívnych objatí a bozkov.
• Pri rozhovore hľadajte osobu do očí.
• Vyhnite sa tuteu a používaniu hovorových výrazov.
• Pri rokovaniach buďte srdečný a priateľskí.
• Pokúste sa zavolať osobe podľa mena, ak ju poznáte.
• Vyhnite sa nadmernej dôvere.
• Vyhnite sa nadmernému rozprávaniu o sebe a svojom osobnom živote.

Šaty protokol

• Nenoste nevhodné odevy alebo odevy, ktoré priťahujú príliš veľa pozornosti.
• Noste oblečenie, ktoré vám pomôže doplniť vašu osobnosť.
• Používajte vhodné veľkosti odevov.
• Noste kravatu / sako / sukňu / blúzku.
• Muži sa musia riadne oholiť a postarať sa o ich fyzický vzhľad.
• Ženy sa správne tvoria.
• Ruky a nechty udržiavajte čisté a dobre udržiavané.
• Používajte diskrétne parfumy alebo pleťové vody.

Referencie

1. Martínez, Julián Mesa: Manuál obchodného protokolu: obsah a kroky prípravy. Našiel sa 14. februára 2018 z blogu.grupo-pya.com
2. Čo je protokol a na čo je v spoločnosti? Konzultované s doménami gestiopolis.com
3. Prečo je protokol dôležitý vo firmách? Konzultované s gadebs.es
4. Protokol. Kráľovská španielska akadémia. Obvyklý slovník. Konzultované s účastníkmi
5. Obchodný protokol. Konzultované s cevents.es
6. Dôležitosť obchodného protokolu. Konzultované zo stránky telesup.edu.pe