ADMINISTRATÍVNY PROCES: POJEM, VÝZNAM, FÁZY, PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Administratívne proces je manažment, plánovanie a analýza postup vykonáva za účelom dosiahnutia všetkých cieľov organizácie. Je to spôsob, ako vidieť a kontrolovať procesy, ktoré sú v spoločnosti, snažiť sa formalizovať a vytvoriť lepšie spôsoby práce.

To znamená, že odkazuje na zosúladenie rôznych procesov so strategickými cieľmi podniku, vytvorenie systémov merania pre tieto procesy a na školenie a organizáciu manažérov na efektívne riadenie procesov.

Zdroj: pixabay.com

Preto administratívny proces zahŕňa spôsob, akým sú procesy podniku študované, identifikované, zmenené a monitorované, aby sa zabezpečilo, že fungujú hladko a môžu sa časom zlepšovať.

Je to účinná metodika na zabezpečenie efektivity a účinnosti procesov, pretože to povedie k lepšej a výnosnejšej organizácii. V skutočnosti to znamená sériu činností alebo operácií, ktoré sa vykonávajú na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Je to systematický spôsob, ako robiť veci.

Napríklad v továrni existuje výrobný proces. Podobne sa v administratívnom procese zdroje a ľudské úsilie využívajú na dosiahnutie konkrétnych cieľov riadnym spôsobom. Tento proces naznačuje úlohy, ktoré by mali manažéri vykonávať.

Koncept administratívneho procesu

Administratívny proces možno definovať ako organizáciu a koordináciu činností spoločnosti na dosiahnutie stanovených cieľov. Je začlenený ako výrobný faktor spolu s materiálmi, strojmi a peniazmi.

Znamená to účasť a prepojenie funkcií tvorby politiky, plánovania, organizácie, riadenia a kontroly zdrojov na dosiahnutie cieľov týchto politík.

V dnešnom konkurenčnom a zložitom obchodnom svete získal tento koncept osobitný význam. Efektívne riadenie tohto procesu je preto absolútne nevyhnutné pre prežitie obchodnej jednotky.

Všeobecné obchodné riadenie

Administratívny proces je široko používaný v akejkoľvek firme alebo subjekte. Je to prvok, ktorý dáva životu život. Očakáva sa, že obchodná jednotka bude riadená efektívne. To je presne to, čo sa deje v manažmente.

Je nevyhnutný pre správne podnikanie. Je to životne dôležitá funkcia týkajúca sa všetkých aspektov práce spoločnosti.

Pojem administratívny proces je všeobecný a pokrýva všetky aspekty podnikania. Inými slovami, je to dynamický proces, ktorý sa snaží čo najlepšie využiť rôzne dostupné zdroje na dosiahnutie dobre definovaných cieľov.

Zdrojmi sú ľudia, materiály, peniaze, stroje, metódy a trhy. Výsledok sa objaví vo forme dosiahnutia cieľa. Je to konečný účinok riadenia vstupov, ktorý je k dispozícii prostredníctvom efektívneho administratívneho procesu.

vlastnosti

Zlepšenie

Administratívny proces by nemal byť jednorazovým cvičením. Malo by zahŕňať nepretržité hodnotenie procesov a zahŕňať kroky na zlepšenie ich celkového toku. To všetko znamená nepretržitý cyklus hodnotenia a zlepšovania organizácie.

Existujúce procesy sa menia

Namiesto budovania úplne nových alebo „dokonalých“ procesov by sa mali existujúce procesy zlepšovať, aby sa predišlo pokazeniu dosiahnutého zisku.

Nepretržitý proces

Je to nepretržitý proces a vykonávajú ho rôzni manažéri, ktorí pracujú na rôznych úrovniach. Je to iný proces, v ktorom manažéri plánujú, organizujú, usmerňujú, koordinujú a kontrolujú ľudské úsilie na dosiahnutie dobre definovaných cieľov.

Dôležitosť administratívneho procesu Na čo slúži?

Riadenie, koordinácia a kontrola

Mnoho ľudí pracuje spoločne v podnikaní a potrebujú náležité vedenie, aby zvýšili svoju efektívnosť. Ak nie sú vedení, ľudia budú pracovať podľa svojich prianí a riadna práca spoločnosti nebude možná.

Preto je administratívny proces potrebný na plánovanie podnikateľských aktivít, usmerňovanie zamestnancov správnym smerom a nakoniec na koordináciu ich úsilia o dosiahnutie čo najpriaznivejších výsledkov.

Riadne dosiahnutie obchodných cieľov

Na dosiahnutie obchodných cieľov riadnym a rýchlym spôsobom je potrebný efektívny administratívny proces.

Optimálne využitie zdrojov

Uľahčuje optimálne využívanie dostupných ľudských a fyzických zdrojov, čo vedie k pokroku a prosperite spoločnosti. Dokonca aj odpad všetkého druhu je eliminovaný alebo minimalizovaný.

Konkurenčná sila

Rozvíja sa konkurencieschopnosť. To umožňuje spoločnosti rozvíjať a rozširovať svoje aktíva a zisky.

Motivácia zamestnancov

Aby mali väčší záujem a iniciatívu o pridelenú prácu a aby pomohli zvýšiť produktivitu a ziskovosť spoločnosti.

Tiež koordinovať svoje úsilie s cieľom rýchlo dosiahnuť obchodné ciele, rozvíjať ducha tímovej práce.

Efektívne riadenie

Spoločnosť získava výhody, pokiaľ ide o priemyselný rozvoj, spravodlivosť pre rôzne sociálne skupiny, spokojnosť a pohodu spotrebiteľov.

Zabezpečuje efektívne využívanie manažérov

Efektívne využívanie manažérov zabezpečuje, že spoločnosť má k dispozícii výhody svojich skúseností, zručností a zrelosti.

Zabezpečuje bezporuchovú prevádzku

Zaručuje riadny a nepretržitý chod spoločnosti na dlhú dobu. Zvyšuje tiež efektívnosť, produktivitu a ziskovosť spoločnosti.

Vybudujte silnú organizáciu

Zaručuje rozvoj solídnej organizácie, ktorá dokáže ľahko a sebavedome čeliť akejkoľvek situácii, priaznivej alebo nepriaznivej.

Etapy administratívneho procesu

plánovanie

Zahŕňa určenie postupu na dosiahnutie požadovaných výsledkov alebo cieľov. Všetky ostatné riadiace funkcie súvisia a závisia od tejto fázy.

Pôsobí ako nástroj na riešenie problémov. Pomáha vizualizovať budúce problémy a neustále zameriava riadenie na možné riešenia.

Organizácia

Znamená to zhromažďovanie zdrojov a ich správne využitie na dosiahnutie cieľov. Je to proces aj štruktúra.

Predstavuje stanovenie spôsobov a prostriedkov vykonávania podnikateľského plánu. Okrem toho poskytuje primeranú administratívnu štruktúru, ktorá uľahčuje vykonávanie plánu.

Zahŕňa rôzne aspekty, ako napríklad oddelenie, rozsah kontroly, delegovanie právomoci, nadviazanie vzťahov medzi podriadenými šéfmi a vytvorenie mechanizmov na koordináciu rôznych činností podniku.

adresa

Táto etapa je úplne dokončená, pretože zahŕňa usmerňovanie a zvyšovanie morálky podriadených. Zahŕňa to aj komunikáciu, vedenie a motiváciu.

Snaží sa viesť a poučiť ľudí, aby robili prácu správnym spôsobom. Za vedenie je zodpovedný manažér na všetkých úrovniach.

Jasným plánom a silnou organizáciou sa podarilo dosiahnuť úroveň, od manažérov sa však vyžaduje, aby viedli svojich zamestnancov k dosiahnutiu cieľov.

koordinácia

Pre správne fungovanie organizácie je nevyhnutná integrácia činností rôznych oddelení.

Manažér musí koordinovať prácu, za ktorú je zodpovedný. Je to podstata riadenia a poskytuje jasný smer k činnostiam jednotlivcov.

Zabraňuje sa tiež plytvaniu a unášaniu, čím sa zabezpečuje jednota činnosti v organizácii.

ovládanie

U jednotlivcov je potrebné vyhnúť sa nesprávnym konaniam. Kontrola zahŕňa tri všeobecné aspekty:

- Stanoviť výkonnostné normy.

- Zmerajte rozpracovanú prácu a interpretujte dosiahnuté výsledky.

- V prípade potreby podniknite nápravné opatrenia.

Podnikateľské plány automaticky neprinášajú pozitívne výsledky. Manažéri musia vykonávať účinnú kontrolu, aby dosiahli úspech obchodného plánu. Kontrola je nepretržitá činnosť dozorného charakteru.

Príklady etáp

- V spoločnosti

Spoločnosti majú stanovené ciele a ciele, ktoré majú dosiahnuť. Môže to byť dodávka výrobkov koncovým používateľom alebo poskytovanie služieb na zabezpečenie spokojnosti zákazníka.

Mohla by to byť premena surovín na kúsky, ktoré sa neskôr zostavia, aby vytvorili konečný produkt. Môže to byť aj riadny záznam o všetkých finančných transakciách spoločnosti.

Na dosiahnutie týchto cieľov je potrebné vykonať celý rad úloh a činností. Táto skupina činností alebo úloh, ktoré logicky súvisia a nasledujú logický tok, sa nazýva administratívne procesy.

Každodenné činnosti spoločností bez ohľadu na ich povahu, štruktúru a dokonca aj odvetvie, do ktorého patria, sú v zásade tvorené administratívnymi procesmi.

Výroba ako taká sa považuje za administratívny proces, ale je veľmi rozsiahla, ak uvažujete aj o tom, ako zahŕňa ďalšie administratívne procesy, ako je montáž výrobkov a zabezpečenie kvality.

Financie sú rovnako široké a zahŕňajú menšie, ale dôležité procesy, ako je fakturácia a rozpočtovanie.

- V ošetrovateľstve

Administratívny proces je veľmi hektický, zahŕňa viac pracovných úloh a spoluprácu niekoľkých pracovných tímov.

plánovanie

Mali by sa uskutočňovať stretnutia s lekármi, aby sa pomohlo ustanoviť ošetrovateľské politiky, vytvoriť bezpečnostné opatrenia a vykonať školiace programy pre zamestnancov.

Organizácia

Mať rôzne tímy uľahčuje prácu a tiež šetrí veľa času. Tímy môžu byť podporný personál, zdravotné sestry, lekári, prvá pomoc atď.

Spolupráca týchto tímov ovplyvňuje správne fungovanie celej ošetrovne.

adresa

Zamestnancov treba povzbudiť, aby v ošetrovateľstve robili pozitívne zmeny. Povzbudenie môže byť vo forme odmien, stimulov alebo dokonca verbálneho hodnotenia.

koordinácia

Musíte sa postarať o správne fungovanie nemocnice a tiež zabezpečiť, aby boli zodpovedané všetky otázky.

Je to práca, v ktorej je požiadavka multitaskingu. Je dôležité, aby existoval záväzok zamestnancov.

ovládanie

Administratívny proces zabezpečuje, aby vedúci každého oddelenia pravidelne predkladali svoje správy.

Pomáha to udržiavať rozpočty, diskutovať o chybách, ktoré sa pacientom robia, a prijať opatrenia proti týmto chybám.

- V poriadku

Advokátske kancelárie majú veľmi jasné postupy. Tieto postupy zahŕňajú pracovné toky ponúkaných služieb a metodiku ich pravidelného preskúmania s cieľom nájsť príležitosti na zlepšenie.

So zavedenými administratívnymi procesmi, riadnym riadením a otvorenou mysľou na automatizáciu je možné efektívne vykonávať právne predpisy.

Od dokladov zákazníkov po interné a účtovné procesy je nevyhnutné mať k dispozícii určitý druh systému na správu dokumentácie.

Dobrý systém bude bezpečný, aktuálny, ľahko ovládateľný a vysoko prístupný. Zamestnanci musia mať prístup k všetkému, čo súvisí s ich prácou, bez ohľadu na to, kde a kedy to potrebujú.

Najlepšie je vytvoriť postup, ktorý overí presnosť vyplnených dokumentov alebo zabezpečí, aby zamestnanci mali všetku potrebnú dokumentáciu pred tým, ako sa dostavia na súd.

Presadzovať politiky

Je dôležité zabezpečiť, aby zamestnanci dodržiavali zavedené politiky. Dôsledný prístup ku všetkému je nevyhnutný na to, aby sme mohli vnútorne aj navonok predstaviť jednotný front.

- Vo vzdelávaní

Vzťahuje sa na určovanie akademických cieľov, organizovanie úsilia, vnútorných a vonkajších politík, ako aj na vytváranie a uplatňovanie primeraných predpisov pre študentov a učiteľov, technických a administratívnych pracovníkov.

To za účelom vytvorenia vzdelávacích podmienok na rozvoj efektívneho riadenia, ako aj vhodného procesu výučby a učenia. Na dosiahnutie tohto cieľa sú potrebné tieto činnosti:

- Skontrolujte, či sa proces výučby a učenia rozvíja prepojením praxe s teóriou, a tiež s ohľadom na prostredie, v ktorom sa škola nachádza a študent sídli.

- Zhodnotiť vykonávanie postupov a metód, ktoré umožňujú dosiahnutie cieľov.

- Prijať najvhodnejšie stratégie na optimalizáciu využívania študijných programov pre každý ročník.

- Stanoviť postupy na hodnotenie práce učiteľov a študentov.

Organizácia

Tí, ktorí tvoria vzdelávaciu komunitu, musia poznať svoje atribúty a funkcie, ako aj konať v súlade s nimi.

Pracovné poriadky a provízie musia byť pridelené tak, aby každý zamestnanec administratívnej jednotky mohol vykonávať stanovené úlohy.

- V oblasti marketingu / marketingu

Vykonávať prieskum trhu

Ak je produkt nový, spoločnosť pravdepodobne nevie o budúcich vyhliadkach produktu.

Nebudete vedieť, aký produkt trh potrebuje, aký bude očakávaný nárast obratu nového výrobku atď. Na tieto otázky odpovedá prieskum trhu.

Vypracovať stratégiu

Segmentácia, zacielenie a umiestnenie sú súčasťou marketingovej stratégie. Zúčastňujú sa však aj na rozhodovaní o marketingovej štruktúre a správnom určovaní pozičnej stratégie.

Vytvorte marketingový plán

Je vypracovaný plán na analýzu toho, kde sa spoločnosť nachádza a kam chce ísť v danom časovom období.

Predajca musí mať možnosť kedykoľvek nahliadnuť do plánu, aby zistil, či je na správnej ceste alebo nie.

ovládanie

Keď je produkt na trhu, zákazníci môžu poskytnúť viac nápadov na jeho zlepšenie.

Tieto nápady posudzuje marketingové oddelenie a vykonáva prieskum trhu, aby zistil ich platnosť.

Referencie

1. Gaurav Akrani (2010). Funkcie a proces riadenia, myšlienka manažmentu. Kalyan City. Prevzaté z: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Funkcie riadiaceho procesu: plánovanie, organizácia, vedenie, kontrola. Prevzaté z: iedunote.com.
3. Studious Guy (2019). Proces riadenia a riadenia. Prevzaté z: studiousguy.com.
4. Ázijské nemocnice a zdravotníctvo (2016). 8 Predpokladané kroky k úspešnému zvládnutiu nemocnice. Prevzaté z: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Proces riadenia marketingu. Marketing91. Prevzaté z: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Vzdelávacia správa. Vzdelávacia správa. Prevzaté z adresy: administracintedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). Životný cyklus riadenia podnikových procesov. Cleverism. Prevzaté z: cleverism.com.