ZÁSADY RIADENIA SPOLOČNOSTI: ZÁSADY A PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Tieto princípy kontroly v rámci firmy sú predpisy, ktoré vyžadujú existenciu postupov a procesov ustanovených účtovných systémov pomôcť manažérom na dozor a reguláciu obchodných aktivít, čím sa zabezpečí, že majetok spoločnosti sú chránené.

Cieľom zásad kontroly je zabezpečiť, aby účtovný systém fungoval správne a aby sa správne zaznamenávali obchodné udalosti. Manažéri samozrejme nemôžu dohliadať na všetkých zamestnancov, takže existuje možnosť, že dôjde k chybám alebo podvodom.

Na identifikáciu a zavedenie účinných kontrol musí manažment neustále posudzovať riziká, monitorovať vykonávanie kontroly a podľa potreby upravovať kontroly.

Mať takú podstatnú obchodnú funkciu poskytuje primeranú bezpečnosť znížením pravdepodobnosti chýb a ochranou majetku organizácie. Spoločnosti musia vzhľadom na svoj význam brať do úvahy základné princípy kontroly.

Hlavné zásady kontroly

Kontrolné prostredie

Štýl riadenia a očakávania vedúcich pracovníkov, najmä ich kontrolná politika, určujú kontrolné prostredie.

V kontrolnom prostredí sa vykonáva ďalší dohľad riadiaceho výboru, ktorý zabezpečuje, že existuje administratívna integrita, etické hodnoty, dobre definovaná organizačná štruktúra a kompetentní a spoľahliví zamestnanci, pridelenie právomoci a zodpovednosti.

Kontrolné činnosti

Sú to konkrétne politiky a postupy, ktoré vedenie používa na dosiahnutie svojich cieľov. Patria sem:

Oddelenie úloh

Vyžaduje sa, aby rôznym ľuďom bola zverená zodpovednosť za vykonávanie rôznych úloh v súvisiacich činnostiach, najmä za tie, ktoré sa týkajú autorizácie, úschovy alebo vedenia záznamov.

Požiadavkou na vykonávanie týchto funkcií od rôznych ľudí sa vytvára vyvážený systém kontroly.

Schvaľovanie transakcií a činností

Pomáha zabezpečiť, aby všetky činnosti spoločnosti boli v súlade so zavedenými zásadami a usmerneniami.

Požiadavka, aby niektorí manažéri schvaľovali určité typy transakcií, pridáva k účtovným záznamom ďalší záväzok tým, že preukazuje, že transakcie boli analyzované a schválené príslušným orgánom.

Štandardizácia dokumentov

Zahŕňa to vytváranie ľahko použiteľných a dostatočne informatívnych faktúr a iných dokumentov, používanie vopred očíslovaných a po sebe nasledujúcich dokumentov a včasnú prípravu dokumentov.

Normalizácia uľahčuje prezeranie starých záznamov hľadaním zdroja akýchkoľvek nezrovnalostí v systéme. Nedostatočná štandardizácia môže spôsobiť, že niektoré položky budú pri takejto kontrole prehliadnuté alebo nesprávne interpretované.

Fyzická kontrola a kontrola prístupu k majetku a záznamom

Sú to elektronické alebo mechanické ovládacie prvky (trezory, identifikačné karty, ploty, registračné pokladnice, videokamery, zámky) alebo počítačové ovládacie prvky, ktoré sa týkajú prístupových oprávnení alebo zavedených postupov zálohovania a obnovy.

Technológia môže ísť všade tam, kde ľudia nemôžu, a vy môžete byť v práci 24 hodín denne bez potreby ďalších platov.

Kontrola prístupu do účtovného systému pomocou hesiel, zámkov a elektronických prístupových protokolov chráni neoprávnených používateľov mimo systému a poskytuje spôsob, ako kontrolovať používanie systému na identifikáciu zdrojov chýb.

Nezávislé recenzie

Spoločnosti by mali pravidelne prehodnocovať svoje kontrolné systémy. Malo by to urobiť niekto, kto nevykonal žiadnu prácu, ktorá by sa mala overiť.

Tieto preskúmania pomáhajú zabezpečiť spoľahlivosť účtovných informácií a efektívnosť operácií.

Pridelenie zodpovedností

Spoločnosť musí jasne stanoviť zodpovednosti. Pridelenie konkrétnych zodpovedností ľuďom zabezpečuje, že rozumejú ich úlohe pri udržiavaní kontroly.

Ak sa prehliadne akákoľvek zodpovednosť, efektívny monitorovací systém objasní, kto nevykonáva pridelenú úlohu.

Príklady

Všetky tieto kontroly spĺňajú ciele zásady kontroly. Po zavedení kontrol nemusia manažéri monitorovať činnosť každého zamestnanca. Môžu pravidelne kontrolovať kontroly, aby sa ubezpečili, že fungujú správne a zameriavajú sa na chod firmy.

Oddelenie úloh

Dobrou kontrolou je zabezpečiť, aby boli funkcie vedenia záznamov oddelené od skutočného nakladania s hotovosťou.

Z tohto dôvodu je pokladníčka zodpovedná za výber hotovosti od zákazníkov, s možnosťou ich uloženia v banke, a účtovné oddelenie je zodpovedné za zaznamenávanie týchto hotovostných potvrdení a za vykonanie bankového vyrovnania.

Týmto spôsobom nemôže jedna osoba vziať peniaze zákazníka a spreneveriť ich, neskôr sa vyrovnať s podvodným účtovníctvom.

Ak tieto práce vykonávajú dvaja ľudia, podvod môže fungovať iba vtedy, ak je každá osoba spoluvina s druhou. Je zrejmé, že dvaja spoluúčastníci sa kradnú oveľa menej ako jeden zamestnanec.

schválenie

Vyžadovanie súhlasu na uskutočnenie veľkých výdavkov môže zabrániť bezohľadným zamestnancom vo veľkých podvodných transakciách s firemnými prostriedkami.

Oficiálny cenník slúži na schválenie predaja predajcom za tieto ceny. Okrem toho môže existovať kontrola, ktorá umožňuje manažérovi predaja povoliť primerané zmeny v cenníku.

Fluktuácia zamestnancov a dovolenky

Zavádza sa povinná fluktuácia zamestnancov alebo dovolenkové obdobie na zisťovanie podvodných schém, pri ktorých sa vyžaduje pravidelný systém na ich udržiavanie.

Ak účtovník zmení zodpovednosť každé dva mesiace, osoba nebude schopná dôsledne prevádzkovať podvodný systém.

Fyzické audity

Fyzické audity zahŕňajú manuálne počítanie hotovosti a akýchkoľvek iných fyzických aktív zaznamenaných v účtovnom systéme, ako sú zásoby.

Fyzické počítanie môže odhaliť skryté nezrovnalosti v zostatkoch na účtoch úplným obídením elektronických záznamov. Počítanie hotovosti na predajných miestach sa môže vykonávať denne alebo aj niekoľkokrát denne.

Väčšie projekty, ako napríklad fyzická inventarizácia, sa musia robiť menej často, možno ročne alebo štvrťročne.

Pravidelné účtovné zúčtovania

Zaručujú, že zostatky účtovného systému sa zhodujú so zostatkami na účtoch iných subjektov, ako sú banky, dodávatelia a zákazníci.

Rozdiely zistené medzi týmito typmi doplnkových účtov môžu odhaliť nezrovnalosti na vlastných účtoch alebo že chyby majú pôvod v iných účtovných jednotkách.

Automatizované ovládacie prvky

Pravdepodobne ide o najbežnejšie interné kontroly, pretože nielen chránia spoločnosť, ale zvyšujú jej efektívnosť.

Dobré príklady sú automatické hodiny. Zamestnanci sú kontrolovaní týmito hodinami, keď prídu, a potom sú skontrolovaní na konci svojej zmeny.

Automatizovaný čas vylučuje možnosť zamestnancov podvádzať s pracovným časom.

Referencie

1. MyAccountCourse (2018). Aké sú zásady vnútornej kontroly? Prevzaté z: myaccountcourse.com.
2. MyAccountCourse (2018). Čo je princíp kontroly? Prevzaté z: myaccountcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Aké sú sedem princípy vnútornej kontroly? Bizfluent. Prevzaté z: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Základné zásady vnútornej kontroly. Prevzaté z: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Vnútorná kontrola. Prevzaté z: cliffsnotes.com.
6. Správca (2015). 17 Zásady vnútornej kontroly. Etický advokát. Prevzaté z: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Aké je sedem postupov vnútornej kontroly v účtovníctve? Small Business-Chron. Prevzaté z: smallbusiness.chron.com.