PRÍRUČKA POSTUPOV: NA ČO SLÚŽI, PRÍPRAVA - DUDAS - 2026

Príručka postupov spoločnosti je písomný dokument, ktorý uvádza krok za krokom inštrukcie o tom, ako sa na dokončenie pracovnej úlohy alebo ako sa vysporiadať s konkrétnu situáciu, kedy to nastane na pracovisku. Obsahuje osvedčené postupy spoločnosti a opis hlavných obchodných procesov.

Táto príručka obsahuje aj metódy a normy týkajúce sa spôsobu vykonávania práce. Vytvorenie manuálu postupov pomáha spoločnosti viesť k rastu, zjednodušuje školenia a uľahčuje jej škálovanie.

Táto príručka môže byť viazačom s tromi krúžkami, zložkou na sieťovej zdieľanej jednotke alebo automatizovanou verziou zverejnenou online pomocou softvéru na správu procedúr. Každý by mal pochopiť, z čoho je príručka postupu vytvorená a kde ju možno nájsť, keď ju niekto potrebuje.

Vypísanie príručky postupov vyžaduje jasné pochopenie krokov zahrnutých v konkrétnom procese. S rastom podnikania budú potrebné nové postupy. Manuál postupov možno tiež považovať za knižnicu postupov.

Príručka obsahuje vzorové postupy, ktoré je možné použiť ako šablónu pre nové prevádzkové postupy. Všetci zamestnanci organizácie musia byť poučení o zásadách a postupoch spoločnosti; mali by mať vždy okamžitý prístup k príručke postupov.

Načo to je?

Pomocou dobre napísanej príručky postupov môže spoločnosť efektívnejšie uľahčiť vzdelávanie nových zamestnancov.

Okrem školení poskytuje príručka postupov súčasným členom tímu zdroj informácií o menej používaných postupoch, pričom zabezpečuje, že sa vykonávajú so správnou formalitou a zároveň udržiavajú kontrolu kvality.

Zamestnanci musia pochopiť, čo sa od nich očakáva. Orgány dohľadu potrebujú príručku na riadenie obchodných procesov. Zdokumentovaním štandardov komunikujete, čo je dôležité pre rast, kvalitu a spokojnosť zákazníkov.

Prostredníctvom politík a postupov, ktoré ovplyvňujú funkčnú oblasť, sú pracovníci v prvej línii oprávnení prijímať účinné rozhodnutia, ktoré šetria čas.

Príručka efektívnych postupov poskytuje vhodné metódy pre medzirezortnú komunikáciu, ktorá umožňuje zamestnancom spolupracovať pri riešení každodenných obchodných problémov bez toho, aby vyžadovali zbytočné zapojenie dohľadu.

Cieľom príručky postupov by malo byť usporiadanie rôznych obsahov tak, aby odzrkadľovali formy a komunikačné prostriedky spoločnosti, aby bola schopná vykonať službu alebo vyrobiť produkt za čo najnižšiu cenu av čo najkratšom možnom čase.

Výhodou je vysoká spokojnosť so zamestnaním a motivácia zamestnancov.

Ako to urobiť?

Pred vypracovaním príručky postupov je dôležité porozumieť rozdielu medzi politikou, základným procesom a postupom.

- Politika je súbor základných zásad a súvisiacich usmernení, ktoré sú formulované a uplatňované vedením organizácie s cieľom usmerňovať a obmedzovať svoje činnosti pri dosahovaní dlhodobých cieľov.

- Základný proces je postupnosť vzájomne prepojených a prepojených postupov, ktoré v každej etape spotrebujú jeden alebo viac zdrojov (čas zamestnancov, energia, stroje, peniaze) na premenu vstupov na výrobky. Tieto výsledky slúžia ako vstupy do ďalšej fázy, kým sa nedosiahne známy cieľ alebo konečný výsledok.

- Postup je postupnosť činností alebo pevný postup, ktorý je definovaný krokmi (obsahujúcimi jasne definované počiatočné a konečné body), ktoré sa musia vykonať v rovnakom poradí, aby sa úspešne dokončila úloha.

Definujte základné procesy

Musia sa zohľadniť všetky hlavné procesy, ktoré spoločnosť má. Začína definovaním toho, ktoré procesy budú načrtnuté a zmapované v príručke postupov, a vytvorí zhrnutie všetkých postupov, ktoré chcete zahrnúť.

Aj keď nie každý proces môže byť uvedený na zozname, je dôležité stanoviť tie najzákladnejšie a najdôležitejšie. Napríklad reštaurácia by mohla definovať základné procesy, podľa ktorých sa pripravuje konkrétne jedlo, ale rovnako dôležitý je proces čistenia reštaurácie.

Mal by sa vytvoriť zoznam základných procesov, ktoré je potrebné pokryť, aby sa každý mohol po mapovaní začleniť do príručky postupov. Táto osnova bude slúžiť ako pomôcka na zabezpečenie toho, aby po začatí písania príručky nezostala žiadna z úloh.

Napíšte úvod

Uveďte stručný popis toho, čo je obsiahnuté v príručke, ktorá sa týka priamo ľudí, ktorí budú príručku používať, čo môžu čitatelia očakávať pri používaní tejto príručky, a najlepší spôsob použitia príručky (t. J. "alebo" použiť ako referenciu na nájdenie potrebných postupov ").

Zostavte vývojový diagram každého procesu

Každý proces je definovaný krokmi alebo úlohami, ktoré sú potrebné na jeho dokončenie. Chýbajúci krok by mohol znamenať stratu alebo oneskorenie objednávky alebo mať chybný konečný produkt. Vytvorenie vývojového diagramu definuje pracovný tok.

Ak chcete dokončiť príručku, musíte začať s jedným procesom naraz: začať s prvým procesom v obryse. Kroky potrebné na dokončenie procesu sú načrtnuté, potom sa vrátite a zapíšete podrobnosti pre každý krok.

Uistite sa, že každý krok je jasný a výstižný. Každý krok by mal každému poskytnúť dostatok podrobností, aby sa mohol riadiť pokynmi.

Predpokladajme napríklad, že vytvárate postup pre proces predaja podľa požiadavky na internete. Najprv sa vytvorí vývojový diagram toho, ako je potenciálny zákazník na začiatku kontaktovaný po tom, čo požiadal o informácie: telefonicky, e-mailom alebo textovou správou.

Ak sa potenciálny zákazník nemohol spočiatku skontaktovať, vypočíta sa, koľkokrát predajný tím sleduje, so špecifickými skriptmi pre každý kontakt.

Pri kontaktovaní zákazníka sa priraďuje iný skript, ako aj séria následných opatrení, v závislosti od toho, či zákazník produkt kúpil alebo sa rozhodol čakať.

Dajte postup niekomu inému na čítanie

Je dôležité, aby si spolupracovník alebo niekto, koho poznáte, prečítali a dodržiavali pokyny v čase, keď sú napísané. Táto osoba môže poskytnúť hodnotnú spätnú väzbu, ak existujú kroky, ktoré ste nemohli vykonať alebo ktorým nerozumeli.

Postup je odladený na základe pripomienok. Možno budete musieť tieto pokyny prepísať, upraviť alebo pridať.

Vytvorte kontrolné zoznamy a formuláre

Pre každý proces je pre členov tímu ľahšie sledovať formulár alebo kontrolný zoznam. Preto sa musí vypracovať podrobná šablóna na základe mapovaného procesu.

Ak potrebujete pri vstupe zákazníka zhromaždiť konkrétne informácie, musíte zabezpečiť, aby šablóna obsahovala všetky požadované informácie stručným spôsobom.

Nemalo by sa predpokladať, že členovia tímu si pamätajú všetko, čo naznačuje postup, najmä ak je klient oproti nim. Kontrolné zoznamy a formuláre by sa mali integrovať ako príloha k vývojovému diagramu a krokom procesu.

Integrujte ho do príručky postupov

Po priradení vývojového diagramu každému procesu a vytvorení všetkých šablón podporných dokumentov sú tieto integrované do úplnej príručky postupov. Manuál je organizovaný podľa jednotlivých oddelení.

Príručka postupov môže mať napríklad oddiely „Predaj“, „Prevádzka“ a „Distribúcia“. Každá sekcia je rozdelená na základné procesy tohto oddelenia, spravidla v poradí, v akom sa každý hlavný proces vykonáva pri celkovej dodávke výrobkov.

V sekcii Distribúcia môžete mať niekoľko hlavných procesov, napríklad „Získať objednávku“, „Balík na doručenie“, „Doprava“ a „Sledovanie“.

Príručka k postupu je usporiadaná s obsahom a každý postup je jasne uvedený s tučným nadpisom.

Titulná stránka je zahrnutá s názvom príručky, obsahom, úvodom a postupmi v poradí podľa obsahu.

Členovia tímu by mohli dokonca umiestniť karty, aby si jednoducho prečítali príručku, ktorá im pomôže lokalizovať príslušné postupy v ich oddeleniach.

Napokon sa vytvárajú a distribuujú kópie. Podporte nepretržitú spätnú väzbu av prípade potreby aktualizujte príručku. Príručka by mala byť k dispozícii v určenej oblasti každého funkčného miesta s využitím politík a postupov.

Príklady

- Ručné varenie hamburgerov špecifickým spôsobom.

- Ručné, ako postupovať v prípade požiaru, zemetrasenia alebo prírodnej katastrofy.

- Manuálny spôsob riešenia sťažností zákazníkov alebo agresívnych zákazníkov.

-Ručne vykonať výber zamestnancov.

- Ručné vedieť, ako pracovať v reštaurácii.

Referencie

1. Kimberlee Leonard (2017). Ako napíšem príručku pre štandardné postupy? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Čo je príručka o politikách a postupoch? Bizmanualz. Prevzaté z: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definícia príručky postupov. Prevzaté z: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Aký je účel príručky postupov? Bizmanualz. Prevzaté z: bizmanualz.com.
5. Laboratórium šablón (2018). 37 Šablóny najlepších štandardných prevádzkových postupov (SOP). Prevzaté z: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-KROKOVÁ PRÍRUČKA PRE VYBAVENIE ŠTANDARDNÉHO NÁVODU NA OBSLUHU. Ucenia. Prevzaté z: blog.lern.org.