ADMINISTRATÍVNA KONTROLA: KONTROLNÉ SYSTÉMY, CIELE, PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Administratívna kontrola je definovaná ako proces, pri ktorom manažéri ovplyvňovať ostatných členov tejto organizácie k realizácii stratégie. Vykonáva sa na základe informácií získaných od manažérov.

Zaoberá sa koordináciou, prideľovaním zdrojov, motiváciou a meraním výkonnosti. Prax v oblasti kontroly riadenia a navrhovania systémov kontroly riadenia je založená na mnohých akademických disciplínach.

Zdroj: pixabay.com

Administratívna kontrola zahŕňa rozsiahle meranie. Preto súvisí a vyžaduje vstupy z účtovníctva, najmä z účtovníctva riadenia. Po druhé, zahŕňa rozhodnutia o pridelení zdrojov. Preto súvisí a vyžaduje príspevok z ekonómie, najmä z manažérskej ekonómie.

Po tretie, ide o komunikáciu a pracovnú motiváciu. To znamená, že súvisí a vyžaduje príspevok zo sociálnej psychológie, najmä z organizačného správania.

Zlé kontroly v rámci spoločnosti predstavujú závažné hrozby, ako napríklad neefektívne využívanie zdrojov, chyby pri spracovaní, znížená ziskovosť, nedostatočné dodržiavanie predpisov a krádež alebo zneužitie majetku zamestnancami.

Výsadba a kontrola

Medzi plánovaním a kontrolou existuje úzka väzba. Plánovanie je proces, ktorým sa stanovujú ciele organizácie a metódy na dosiahnutie cieľov. Kontrola je proces, ktorý meria a usmerňuje skutočný výkon v porovnaní s plánovanými cieľmi organizácie.

Po vytvorení stratégií a vypracovaní plánov je hlavnou úlohou manažmentu prijať kroky na zabezpečenie vykonávania týchto plánov alebo, ak to podmienky vyžadujú, na úpravu plánov.

Administratívna kontrola je jednou z riadiacich funkcií, ako je plánovanie, organizácia, dohľad a riadenie.

Je to dôležitá funkcia, pretože pomáha pri overovaní chýb a prijímaní nápravných opatrení, aby sa minimalizovala odchýlka od noriem a aby sa požadovaným spôsobom dosiahli stanovené ciele organizácie.

Administratívnu kontrolu možno definovať ako funkciu systému, ktorý upravuje operácie podľa potreby na dosiahnutie plánu alebo na udržanie odchýlok v cieľoch systému v rámci prípustných limitov.

Administratívne kontrolné systémy

Sú to systémy, ktoré zhromažďujú a používajú informácie na hodnotenie výkonnosti rôznych obchodných zdrojov, ako sú ľudské, fyzické, finančné a organizácia všeobecne, v dôsledku uskutočňovaných stratégií riadenia.

Ide teda o súbor formálnych postupov potrebných na administratívnu a ekonomickú efektívnosť. Manažéri ho používajú na udržiavanie alebo zmenu štandardov v činnostiach organizácie.

Jej cieľom ako neoddeliteľnej súčasti celého kontrolného systému spoločnosti je zaručiť úplnú a včasnú implementáciu plánov a politík manažmentu.

Môžu obsahovať všetko od spôsobu objednania spotrebného materiálu až po naplánovanie použitia majetku, priradenie úloh alebo spravovanie inventára.

Systém riadenia riadenia je spôsob, akým môžu manažéri zdokumentovať svoje organizačné stratégie alebo politiky. Rovnako je to spôsob vyhodnotenia výkonnosti interných podnikových procesov a ich porovnanie s deklarovanými cieľmi a politikami.

Obchodný nástroj

Systém riadenia riadenia je obchodný nástroj, ktorý môže naznačovať, ako dobre organizácia funguje podľa svojich cieľov.

Administratívne kontroly sú však iba jedným z nástrojov, ktoré manažéri používajú na vykonávanie požadovaných stratégií.

Stratégie sa vykonávajú nielen prostredníctvom administratívnych kontrol, ale aj prostredníctvom organizačnej štruktúry, riadenia ľudských zdrojov a organizačnej kultúry.

súčasti

Systém administratívnej kontroly je nástroj, ktorý pomáha manažmentu nasmerovať organizáciu na jej strategické ciele a konkurenčnú výhodu. Všeobecne sa rozumie, že má tri zložky:

- Stanovenie noriem.

- Meranie skutočného výkonu podľa týchto noriem.

- Prijatie nápravných opatrení proti odchýlkam od pravidiel a plánov.

ťažkosti

Existujú dva bežné problémy, ktoré obklopujú administratívne kontrolné systémy v spoločnostiach.

- Byť schopný rozpoznať oblasti, v ktorých je potrebná väčšia kontrola.

- Byť schopný rozpoznať, kedy sú existujúce kontroly neefektívne alebo chybné.

Ciele

Ciele administratívnej kontroly sa vzťahujú na spoľahlivosť finančných informácií, včasnú spätnú väzbu o dosiahnutí prevádzkových alebo strategických cieľov a súlad so zákonmi a predpismi.

Detekcia chýb

Nepravidelnosť v riadení spoločnosti môže ohroziť dosiahnutie všeobecných cieľov spoločnosti, čo môže spôsobiť, že stratí konkurenciu a kým nebude ohrozené jej vlastné prežitie.

Preto je dôležité rýchlo odhaliť abnormality. Rovnakým spôsobom je možné identifikovať rôzne okruhy a oblasti, ktoré, hoci nie sú ovplyvnené anomáliami alebo vážnymi poruchami, by sa dali optimalizovať pre všeobecné blaho spoločnosti.

Ukážte, že všetko funguje správne

Administratívna kontrola overuje, či všetko funguje dobre a či sú navrhované ciele a úrovne stanovené na administratívnej úrovni, pokiaľ ide o zisky, predaj, bezpečnosť atď., Splnené bez významných úprav.

Týmto spôsobom sa spoločnosť stáva bezpečnejšou, jej štandardy a operatívne rozhodovacie procesy sú pevnejšie.

Konajte podľa potreby

Zistenie situácie nie je veľmi užitočné, ak sa neprijmú konkrétne opatrenia na presmerovanie negatívnych okolností, a to vďaka podrobným a konkrétnym informáciám poskytnutým administratívnou kontrolou.

Komunikujte a motivujte pracovníkov

Presná znalosť stavu spoločnosti, vrátane jej chýb, problémov a správne zvládnutých aspektov, podporuje lepšiu komunikáciu s pracovníkmi, motivuje ich, aby zaručili zlepšenie potrebných aspektov alebo dodržiavanie správnej línie.

Vykonávať preventívne opatrenia

Predčasná diagnostika konkrétnych problémov zistených administratívnou kontrolou spôsobuje, že nápravné opatrenia nie sú potrebné, pretože sa nahrádzajú iba preventívnymi opatreniami.

výhoda

Najväčšou výhodou manažérskej kontroly je to, že vytvára cyklus riadenia a kontroly pre vedenie podniku. Rozhodovanie je zjednodušené, pretože je zapojených menej jednotlivcov.

Pomáha manažérom merať skutočný výkon a slúži ako návod na dosiahnutie cieľov.

Pomáha decentralizácii

Moderným trendom v obchodných organizáciách je decentralizácia, ktorá si vyžaduje systém kontroly.

Pri decentralizácii je rozhodovacia právomoc rozptýlená po celej organizácii.

Vedenie musí mať vo svojich rukách kontrolu, aby zistilo, či sa oprávnenie používa správne. Bez riadnych administratívnych kontrol nemôže byť decentralizácia úspešná.

Pomáha s koordináciou

Veľkosť moderných spoločností sa zvyšuje. V nich je zamestnaných veľké množstvo kapitálu a veľký počet ľudí.

To spôsobuje problém riadnej kontroly, pretože existuje veľa divízií, ktoré vyrábajú a distribuujú rôzne výrobky. Na koordináciu ich činností je potrebný kontrolný systém.

Zjednodušte dohľad

Zjednodušte monitorovanie poukazovaním na významné odchýlky. Udržiava zamestnancov pod kontrolou.

Dobrý kontrolný systém zistí slabé miesta veľmi rýchlo. Toto pomáha rozšíriť rozsah kontroly na všetkých úrovniach.

Zvýšenie motivácie

Kontrolné techniky vytvárajú atmosféru poriadku a disciplíny v organizácii tým, že zisťujú odchýlky a identifikujú faktory, ktoré sú za ne zodpovedné.

To zvyšuje motiváciu zamestnancov, pretože vedia prácu, za ktorú sú zodpovední.

nevýhody

Nevýhodou administratívnej kontroly je, že môže odradiť kreativitu a inováciu tým, že robí spoločnosť štandardizovanejšou a menej flexibilnou.

Organizácie s prísnou administratívnou kontrolou sú často menej schopné prispôsobiť sa zmenám na trhu, vo svojom odvetví alebo v právnom prostredí, pretože obmedzili rozsah možných nápadov a plánov.

Ťažkosti so stanovením kvantitatívnych štandardov

Správna kontrola stráca svoju účinnosť, ak nie je možné kvantitatívne definovať výkonnostný štandard.

Je veľmi ťažké stanoviť kvantitatívny štandard pre ľudské správanie, úroveň efektívnosti, spokojnosť s prácou, motiváciu zamestnancov atď. V takýchto prípadoch je rozhodnutie na uvážení manažéra.

Neexistuje žiadna kontrola nad vonkajšími faktormi

Spoločnosť nemôže kontrolovať vonkajšie faktory, ako je vládna politika, technologické zmeny, zmena módy, zmena v politike hospodárskej súťaže atď.

Odpor zamestnancov

Zamestnanci spoločnosti Grassroots sa môžu cítiť nedostatočne spokojní a nespokojní, pretože nemôžu prezentovať svoje nápady. Zamestnanci majú pocit, že kontrola znižuje ich slobodu konania. To môže viesť k vysokej fluktuácii zamestnancov.

Zamestnanci často odolajú kontrole. Výsledkom je zníženie jeho účinnosti.

Drahá záležitosť

Organizácie musia stráviť veľa času a peňazí na inštaláciu systému administratívnej kontroly.

Prínosy musia byť vyššie ako príslušné náklady, potom bude účinná iba kontrola, inak povedie k neefektívnosti.

dôležitosť

Bez administratívnej kontroly je proces riadenia neúplný. V spoločnostiach vzniká potreba kontroly v dôsledku niekoľkých faktorov:

- Vo veľkých organizáciách je ťažké stanoviť úplne presné výkonnostné normy. Na druhej strane manažér potrebuje všetky včasné informácie, ktoré nie sú vždy k dispozícii. Kontrola sa vyžaduje na posúdenie presnosti noriem.

- Zamestnanci sú poverení veľkým množstvom peňazí a cenných zdrojov. Ak však kontrola neexistuje, môžu sa zamestnanci pokušiť. Účinný kontrolný systém pomáha minimalizovať nečestné správanie zamestnancov.

- Pri absencii kontroly môžu zamestnanci relaxovať vo svojom úsilí a ich výkon môže klesnúť pod normu.

Prostredníctvom kontroly je zabezpečené, že zdroje organizácie sú získavané a efektívne využívané na dosiahnutie požadovaných cieľov. Administratívna kontrola ponúka tieto výhody:

Overenie politiky

Umožňuje manažmentu overovať kvalitu rôznych plánov. Môže teda odhaliť, ktoré plány je potrebné prepracovať alebo ktoré ciele je potrebné upraviť.

Zmeny v prostredí môžu spôsobiť, že pôvodné plány budú nefunkčné alebo nedostatočné. Kontrola pomáha kontrolovať a aktualizovať plány.

Manažérska zodpovednosť

Aj keď manažér pridelí niektoré činnosti a deleguje oprávnenie svojim podriadeným, stále je zodpovedný za finálny výkon.

Manažér preto musí skontrolovať výkon svojich podriadených, aby sa ubezpečil, že delegovaný orgán využíva požadovaným spôsobom.

Administratívna kontrola umožňuje manažérom plniť svoje povinnosti a súčasne delegovať právomoci.

motivátor

Inšpirujte zamestnancov k tvrdej práci a lepšej výkonnosti. Keď vedia, že ich výkony sú oceňované a ich odmeny sú spojené s týmto hodnotením, pokúsia sa prispieť čo najlepšie.

efektívnosť

Kontrola prispieva k efektívnosti operácií tým, že sa zameriava na dosiahnutie cieľov. Preto umožňuje manažérom odhaliť a opraviť chyby skôr, ako začnú byť závažné, čo pomáha minimalizovať plytvanie a straty.

Príklady

Administratívna kontrola je akýkoľvek proces, prax, politika, nástroj, meranie alebo systém, ktorý je implementovaný tak, aby umožňoval manažmentu usmerňovať zdroje organizácie. Toto sú ilustratívne príklady:

Kontrola požiadaviek

Formálne dokumentujte plány ako požiadavky a spravujte zmenu týchto plánov.

Finančné kontroly

Finančné kontroly, ako napríklad prax pri vývoji, monitorovaní a účtovaní rozpočtu.

Monitorovanie výkonu

Proces dohody o súbore cieľov so zamestnancami a hodnotenie výkonnosti v porovnaní s týmito cieľmi.

dozor

Monitorovanie výkonnosti zamestnancov na zlepšenie produktivity, efektívnosti a kvality práce.

Zmena ovládania

Proces odosielania, hodnotenia, schvaľovania, stanovovania priorít, implementácie, oznamovania a kontroly zmien v organizácii.

Bezpečnostné kontroly

Implementovať ochranné opatrenia a protiopatrenia, aby sa predišlo rizikám pre ľudí, majetok a informácie.

Kontroly zhody

Implementácia procesov, postupov, systémov, kontrol, meraní a správ v súlade so zákonmi, predpismi, normami a vnútornými politikami.

benchmarking

Je to prebiehajúci proces porovnávania výkonnosti spoločnosti so súčasným odvetvím, konkurenciou alebo osvedčenými postupmi.

Neustále zlepšovanie

Je to opakovaný proces merania vecí, ich zlepšovania a opätovného merania.

QA

Zabezpečte, aby výstupy boli v rámci špecifikácie. Napríklad implementujte proces testovania výrobkov na výrobnej linke.

Záruka kvality

Je to proces predchádzania budúcim zlyhaniam kvality. Napríklad prax zisťovania základnej príčiny všetkých zlyhaní kvality pri identifikácii zlepšení.

automatizácia

Zlepšite produktivitu, efektivitu a kvalitu tiež nahradením práce automatizáciou.

Kontrola údajov

Kontrola údajov v oblastiach ako kvalita údajov, ich pôvod, bezpečnosť, integrácia a súlad.

Kontrola zásob

Regulovať a zaúčtovať zásoby, aby sa predišlo nedostatku alebo nadmernej ponuke.

Kontrola majetku

Kontrola majetku, ako sú zariadenia, infraštruktúra, stroje, softvér a duševné vlastníctvo.

Napríklad systém účtovníctva majetku implementuje primerané oddelenie obáv z majetku.

Referencie

1. Všetky firmy (2019). Čo je administratívny kontrolný systém a prečo sú také dôležité? Prevzaté z: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, bezplatná encyklopédia (2019). Systém riadenia riadenia. Prevzaté z: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, bezplatná encyklopédia (2019). Kontrola (riadenie). Prevzaté z: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Kontrolná funkcia riadenia. MIT Sloan. Prevzaté z: sloanreview.mit.edu.
5. Obchodný slovník (2019). Kontrola riadenia. Prevzaté z: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Príklady riadenia riadenia. Prevzaté z: simplicable.com.
7. Znalostná základňa MBA (2019). Význam kontroly riadenia v organizácii. Prevzaté z: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Výhody manažérskej kontroly pre organizáciu. Vaša knižnica článkov. Prevzaté z: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Dôležitosť a obmedzenia kontroly. Vaša knižnica článkov. Prevzaté z: yourarticlelibrary.com.