PÍSOMNÁ KOMUNIKÁCIA: CHARAKTERISTIKA, TYPY, PRVKY - LITERATÚRA - 2026

Písomná komunikácia je nejaký druh interakcie, ktorá využíva literou zákona. Aj keď je založený na rovnakom jazykovom systéme orality, jeho vlastnosti sa líšia. Na rozdiel od iných je teda písomná forma úplne konvenčná. Musí sa postupovať podľa definovaných vzorcov podľa pravidiel stanovených jazykom.

Na druhej strane písomná komunikácia je najbežnejšou formou formálnej komunikácie medzi ľuďmi a plní rôzne spoločenské funkcie. Z jeho použití sa veľmi často používa na dokumentovanie rôznych typov udalostí a na vykonávanie medziľudských interakcií.

Okrem toho ďalšou z jeho najdôležitejších charakteristík je to, že nevyžaduje prítomnosť odosielateľa a príjemcu v rovnakom priestore a čase. Preto je správa prijatá lenivá a interakcia spisovateľa (odosielateľa) a čítačky (prijímača) je veľmi obmedzená.

Na druhej strane písomná komunikácia je v podstate tvorivá činnosť, ktorá si vyžaduje vedomé úsilie. Toto úsilie pochádza z podnetov vyvolaných mysľou.

V tomto sa líši od orálneho, kde sú snímané zvonka pomocou senzorických receptorov. Na druhej strane tí, ktorí píšu, pochádzajú z vnútornej intelektuálnej činnosti.

vlastnosti

Oneskorené prijatie správy

Jedna z charakteristík písomnej komunikácie súvisí s časovým faktorom. V osobnej komunikačnej situácii sú prijímačom okamžite prijaté šifrované správy odosielateľa.

V písomnej komunikácii však vždy existuje oneskorenie. Vo všeobecnosti pre toto oneskorenie nie je stanovená pevná lehota.

Obmedzené cykly

Komunikačný cyklus obsahuje štyri základné komunikačné prvky: odosielateľ, správu spolu s komunikačným kanálom, prijímač a odpoveď alebo reakciu. Pretože príjem správy sa oneskoruje, cyklus písomnej komunikácie je obmedzenejší.

Avšak vďaka novým pokrokom v komunikácii a informáciách, mnoho kanálov umožňuje dokončenie posledného kroku cyklu (spätná väzba alebo reakcia) takmer v rovnakom čase ako pri priamej komunikácii. Príkladom sú služby okamžitých správ.

Malý priestor pre nadbytočnosť

Písomný záznam obmedzuje možnosť nadbytočnosti. V ústnej komunikácii podporujú gestá a paraverbálne prvky - napríklad intonácia - verbálny jazyk.

V prípade písomnej komunikácie to tak nie je. Z tohto dôvodu je úroveň dopytu vyššia, čo núti emitenta používať slová presnejšie.

Písomná komunikácia má v skutočnosti vysokú spoločenskú hodnotu. Toto hodnotenie klesá s opakovaním slov a použitím rovnakých syntaktických vzorov. Tu prevláda originalita a dokonca aj formálna inovácia.

Predbežné plánovanie

Písomná komunikácia vo všeobecnosti nie je improvizovaným aktom. Písanie často spĺňa množstvo podmienok alebo požiadaviek. Ak sa medzi nimi bude hľadať účinná komunikácia, je potrebné objasniť obsah správy ako celku a jej vnútorné vyjadrenie.

Emitent musí mať na tento účel schému organizovania textov. Ako text pokračuje, všetky prvky správy sú zreťazené, až kým nezískajú relevantné myšlienky s významom.

druhy

Pokiaľ ide o typy písomnej komunikácie, existuje toľko rôznych a rozmanitých oblastí ľudskej činnosti. Týmto spôsobom vždy, keď niektoré (telegramy) zmiznú a iné sa objavia (napríklad e-mail). Nižšie sú opísané iba niektoré z nich.

Memos

Poznámka je obľúbeným prostriedkom internej písomnej komunikácie medzi členmi organizácie. Je to krátka forma listu s minimálnymi formami zdvorilosti a okamžitého prístupu ku konkrétnemu predmetu správy.

V tomto type komunikácie existujú všeobecne vopred stanovené formáty. Medzi hlavné pravidlo, ktoré sa má dodržiavať, patrí správne znenie a osobný a hierarchický rešpekt. Spôsob písania musí byť priamy a bez akýchkoľvek známostí.

správy

Správy sú ďalším typom písomnej komunikácie. Môžu sa používať na obchodné, vzdelávacie, právne alebo vedecké účely.

V závislosti od povahy a účelu správy už môžu existovať vopred stanovené formáty. Vo všeobecnosti by však správa mala obsahovať stručný úvod, kľúčové ciele a výsledky.

V niektorých prípadoch sú zahrnuté grafy a tabuľky na uľahčenie pochopenia výsledkov. Podobne veľa správ obsahuje zoznam odporúčaní.

brožúry

Brožúry sú publikácie, v ktorých spoločnosti prezentujú svoje výrobky a služby. Vysielajú sa tiež na pomoc obchodným zástupcom pri ich návštevách zákazníkov.

Spoločnosti vyrábajú brožúry v mnohých tvaroch a veľkostiach. Niektoré brožúry majú veľkosť písmen, zatiaľ čo iné sú zložené na polovicu alebo tri časti.

Na druhej strane sa vyznačujú veľmi farebnými farbami as množstvom obrázkov vo svojich hlavných produktoch alebo službách. Texty sú málo a majú veľa medzier, takže brožúru je možné ľahko prečítať.

e-maily

E-maily sú v súčasnosti veľmi bežnou formou komunikácie. Používajú sa na zasielanie dokumentov, organizovanie stretnutí, potvrdzovanie stretnutí a kontaktovanie uchádzačov o zamestnanie. Okrem toho sa používajú na riešenie osobných záležitostí.

Napriek relatívnej neformálnosti e-mailov musia dodržiavať určité konvenčné pravidlá. Na tento účel jej formát priraďuje medzery pre odosielateľa, príjemcu, predmet a medzeru, do ktorej sa musí správa napísať.

Aj keď sa používajú na nekomerčné účely, existujú určité konvencie, ktoré sa musia dodržiavať, aby sa predišlo negatívnym reakciám. Medzi nimi môžeme uviesť správne písanie mien a titulov, správne používanie interpunkčných znamienok a správne prispôsobenie viet a odsekov.

návrhy

Návrhy sú dokumenty, ktoré opisujú budúce projekty. Zvyčajne sú dlhé iba jedna alebo dve strany. Patria sem súvisiace náklady na každú konkrétnu úlohu projektu.

Môžu byť zahrnuté aj ďalšie náklady, ktoré nie sú priame na projekt, ako sú náklady na tlač, poštovné a poštovné.

literatúra

Listy sú jednou z najstarších foriem písomnej komunikácie. Predmetom listov môže byť osobný alebo podnikateľský subjekt. Pred príchodom elektronických formulárov to boli veľmi populárne komunikačné prostriedky. Rovnako ako v e-mailoch sa použili komerčne střízlivé formy zdvorilosti a stručných správ.

Osobné listy však vo svojom písaní vykazovali menej konvencionalizmu. Bezplatné ošetrenie bolo minimálne. Vývoj témy bol pre pohodlie odosielateľa a príjemcu správy. Počet strán bol obmedzený kapacitou oboch. Postupne boli nahradené elektronickými správami.

telegramy

Telegram je krátka, zjednodušená verzia listu. Tu sú zdvorilostné vzorce udržiavané na minime a niekedy vynechané. Text správy je napísaný s vynechaním čo najväčšieho počtu slov a udržiavaním minima potrebného na pochopenie tejto správy.

Aj formy zdvorilosti boli vo všeobecnosti štandardné a skrátené formy (pán za pána, pani, za pani a podobne). Rovnako ako v listoch, jeho využívanie sa s pokrokom elektronických médií zmenšovalo.

faxy

Bol to priekopnícky spôsob elektronického prenosu písomných správ. Aj keď jeho písanie aj čítanie sa robili na papieri, jeho prenos sa uskutočňoval elektronickými prostriedkami. Jeho používanie sa znížilo v dôsledku rastúceho využívania elektronických médií.

Prvky písomnej komunikácie

Vo všeobecnosti sa za tri hlavné prvky písomnej komunikácie považuje štruktúra (forma obsahu), štýl (písanie) a obsah (téma).

Z hľadiska štruktúry pomáha čitateľom porozumieť téme. Preto sa pred začatím písania odporúča objasniť účel}.

Pokiaľ ide o štýl, týka sa to v prvom rade emitenta. Je však tiež dôležité brať do úvahy potenciálnych príjemcov písomného materiálu. Niekedy je potrebné použiť krátke vety alebo odseky s jednoduchou slovnou zásobou. Niekedy musí byť správa trochu dlhšia a prepracovanejšia.

Nakoniec, pokiaľ ide o tému, môže byť veľmi rozmanitá. Predmetom písomnej komunikácie môžu byť všetky oblasti ľudskej interakcie. To zahŕňa všetko od vedeckých po osobné, prostredníctvom zákonov a postupov.

výhoda

Stálosť v čase

Písomná komunikácia je trvalým informačným prostriedkom. Preto je užitočné, keď sa vyžaduje vedenie záznamov. Podobne je veľmi dôležitá pri správnom delegovaní zodpovedností a pri stanovovaní pravidiel a postupov. Na druhej strane umožňuje opakovaný dopyt správ.

Kontrolný mechanizmus

Vďaka svojej možnosti stálosti v čase je písomná komunikácia ideálna ako kontrolný nástroj. Kontrolné alebo výsledkové listy, zákony, dohody, okrem iného, ​​sú dokumenty, ktoré sa najčastejšie spracovávajú prostredníctvom tohto spôsobu komunikácie.

konzervácia

Písomná komunikácia má vysokú úroveň ochrany. To umožňuje, aby bol bezpečný a odolný. Technologický pokrok umožnil ďalšie prostriedky na uchovávanie informácií. Doteraz však pôvodný písomný dokument zostáva konečným dôkazom jeho existencie a originality.

Vyššia reflexná úroveň

Ľudia, ktorí používajú toto médium efektívne, premýšľajú pred písaním. Akcii písania správy vždy predchádza proces myslenia a definovania toho, čo chcete vyjadriť. Dokonca aj samotné písanie je reflexným procesom. Preto je tento komunikačný režim ideálny na prenos presnosti a presnosti.

Menšia pravdepodobnosť skreslenia a interpretácie

V správach prenášaných prostredníctvom písomnej komunikácie existuje menšia možnosť skreslenia. V tomto komunikačnom systéme sa informácie zaznamenávajú natrvalo a môžu sa kedykoľvek overiť. Existuje teda menšia pravdepodobnosť skreslenia alebo zmeny informácií.

Na druhej strane je menšia pravdepodobnosť nesprávneho výkladu správ. V prípade akýchkoľvek pochybností je možné správu prečítať toľkokrát, koľkokrát je to potrebné, až kým nie je úplne pochopená.

Podobne sa rýchlosť čítania alebo opakovaného čítania môže prispôsobiť úrovni porozumenia prijímača správy. Týmto spôsobom je možné zaručiť, že ak odosielateľ aj príjemca spracujú rovnaké kódy, správa príde podľa potreby.

nevýhody

náklady

Písomná komunikácia nie je ekonomická. Existujú náklady súvisiace s materiálom (okrem iného papier a atrament) a s prácou používanou na písanie a doručovanie písomností. Tieto náklady sa môžu zvýšiť v závislosti od fyzickej vzdialenosti medzi odosielateľom a príjemcom.

Schopnosť účinného porozumenia

Používanie písomnej komunikácie si vyžaduje veľké zručnosti a kompetencie v používaní jazyka a slovnej zásoby. Nedostatok písacích schopností a nízka kvalita textov majú negatívny vplyv na odkaz a ohrozujú jeho efektívne porozumenie.

spätná väzba

Spätná väzba na správu v písomnej komunikácii nie je okamžitá. V tomto type komunikácie je proces kódovania a dekódovania pomalý.

V závislosti od použitého kódu môže porozumenie trvať dlhšie, ako sa požaduje. V každom prípade je spätná väzba na pohodlie príjemcu správy, nie odosielateľa.

Ťažkosti s vyjadrením emotivity

Ako reflexné médium je v písomnej komunikácii ťažšie vyjadriť emocionalitu. V skutočnosti básnici a umelci, ktorí používajú toto médium na vyjadrenie krásy a emócií, používajú techniky, s ktorými sa ťažko zaobchádza. Niekedy sú úspešné, ale v iných nenapĺňajú cieľ prenosu umeleckej emocionality.

Tento typ komunikácie je známy ako studený, neosobný a kontrastuje s inými formami komunikácie, ktoré môžu obsahovať verbálne a gestické prvky. Z tohto dôvodu sa častejšie používa pri prenose informácií, v ktorých je dôležitá presnosť faktov.

Oneskorené alebo neisté potvrdenie

Spôsob písomnej komunikácie sťažuje okamžité potvrdenie prijatia správy. V niektorých prípadoch nie je ani možné určiť, či sa správa dostala k zamýšľanému príjemcovi.

Nedostatok flexibility

Nedostatočná flexibilita je ďalšou nevýhodou písomnej komunikácie. Po vydaní pôvodnej správy nie je možné vykonať rýchlu opravu obsahu.

Príjemca správy musí potvrdiť všetky potrebné zmeny. Rovnako každá vykonaná oprava, aj čiastočná, ovplyvní celú správu.

Referencie

1. Inc. (s / f). Písomná komunikácia. Prevzaté zo stránok inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Obchodná komunikácia. Nové Dillí: Excel Books India.
3. Cabrera, A. a Pelayo, N. (2001). Jazyk a komunikácia. Caracas: Národný.
4. Bolaños, B. (1996). Písomná komunikácia. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. septembra). Druhy písomnej obchodnej komunikácie. Prevzaté zo stránok bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 7. februára). Tri hlavné prvky písomnej komunikácie. Prevzaté zo stránky sckool.org.
7. MSG. (s / f). Písomná komunikácia - význam, výhody a nevýhody. Prevzaté z adresy managementstudyguide.com.
8. Obchodná komunikácia. (s / f). Výhody a nevýhody písomnej komunikácie. Prevzaté zo stránok thebusinesscommunication.com.
9. Obchodná komunikácia. (s / f). Nevýhody písomnej komunikácie v podnikaní. Prevzaté zo stránok bizcommunicationcoach.com.