ZÁZNAMY V DENNÍKU: NA ČO SLÚŽIA, PRVKY A PRÍKLADY - DUDAS - 2026

Tieto zápisy sú denníky transakcií, ktoré sú súčasťou každodennej účtovníctva. Z tohto dôvodu sa používajú na zaznamenávanie obchodných transakcií v účtovných záznamoch spoločnosti.

Môžu sa zaznamenať do hlavnej knihy, ale niekedy aj do vedľajšej knihy, ktorá sa potom zosumarizuje a presunie do hlavnej knihy. Hlavná kniha sa používa na zostavenie účtovnej závierky podniku. V dôsledku toho položky denníka priamo zmenia zostatky na účtoch v hlavnej knihe.

Zdroj: pixabay.com

V manuálnych alebo automatizovaných účtovných systémoch sa obchodné transakcie najprv zaznamenávajú do denníka. Odtiaľ pochádzajú výrazy denníka.

Sú dôležitou súčasťou účtovníctva. Môžu pozostávať z niekoľkých záznamov, z ktorých každý bude inkasom alebo kreditom. Súčet debetov sa musí rovnať súčtu kreditov, v opačnom prípade bude zápis v denníku označený ako „nevyvážený“.

Záznamy denníka môžu zaznamenať jednorazové alebo opakujúce sa položky, ako sú odpisy alebo amortizácia dlhopisov.

Na čo sú?

Položky denníka sú prvým krokom v účtovnom cykle a používajú sa na zaznamenanie všetkých obchodných transakcií v účtovnom systéme.

Pretože obchodné udalosti sa vyskytujú počas účtovného obdobia, účtovné zápisy sa zaúčtujú do všeobecného denníka, aby sa ukázalo, ako udalosť zmenila účtovnú rovnicu.

Napríklad, keď spoločnosť minú hotovosť na nákup nového vozidla, peňažný účet sa zníži alebo pripíše na účet a účet vozidla sa zvýši alebo odpíše.

Logika za účtovným zápisom spočíva v zaznamenávaní každej obchodnej transakcie na najmenej dvoch miestach, ktoré sa nazývajú podvojné účtovníctvo.

Napríklad, keď je generovaný predaj v hotovosti, zvyšuje sa tak predajný účet, ako aj hotovostný účet. Ak sa produkty nakupujú na úver, zvýši sa tak účet splatných účtov, ako aj účet zásob.

Záznamy v denníku a ich sprievodná dokumentácia by sa mali archivovať niekoľko rokov, najmenej dovtedy, kým sa už nebude musieť podrobovať auditu účtovnej závierky spoločnosti.

Minimálna doba uchovávania účtovných zápisov by sa mala zahrnúť do politiky zakladania spoločnosti.

Počítačové účtovnícke systémy

Počítačové účtovné systémy automaticky zaznamenávajú väčšinu obchodných transakcií na účtoch hlavnej knihy.

Urobia to okamžite po tom, čo majú pripravené faktúry z predaja, kontroly písania pre veriteľov, spracúvajú potvrdenia zákazníkov atď.

Preto sa položky denníka nebudú zobrazovať pre väčšinu obchodných transakcií, ako sú faktúry zákazníkov alebo dodávateľov. Záznamy v denníku sa nepoužívajú na zaznamenávanie veľkoobjemových aktivít.

V účtovnom softvéri sa účtovné zápisy spravidla zadávajú pomocou samostatných modulov, ako sú účty splatných účtov, ktoré majú vlastné vedľajšie knihy, ktoré nepriamo ovplyvňujú hlavnú účtovnú knihu.

Niektoré záznamy v denníku však budú musieť byť spracované na zaznamenávanie prevodov medzi bankovými účtami alebo záznamami o úprave účtov.

Napríklad pravdepodobne budete musieť urobiť zápis do denníka na konci každého mesiaca, aby ste zaznamenali odpisy. Táto položka bude obsahovať debet v odpisových nákladoch a kredit v akumulovaných odpisoch.

Pravdepodobne dôjde aj k zápisu do denníka, ktorý nazbiera úrok z bankovej pôžičky. Tento záznam bude obsahovať ťarchu úrokových nákladov a úver s úrokmi splatnými.

elements

Manuálny zápis do denníka, ktorý sa zverejňuje vo všeobecnom denníku spoločnosti, bude pozostávať z nasledujúcich položiek:

- Zodpovedajúci dátum.

- Sumy a účty, ktoré budú odpísané.

- Sumy a účty, ktoré budú pripísané na účet.

- Krátky opis alebo poznámka.

- Referenčné číslo, napríklad kontrolné číslo.

Tieto zaúčtované sumy, ktoré sa objavia v časopise zoradenom podľa dátumu, sa zaúčtujú na účty hlavnej knihy.

Položky denníka sa zvyčajne tlačia a ukladajú do zložky účtovných transakcií spolu s podpornými materiálmi, ktoré tieto záznamy podporujú.

Externí audítori tak majú prístup k týmto informáciám v rámci svojho ročného auditu účtovnej závierky spoločnosti a súvisiacich systémov.

Ako napísať zápis do denníka

Podrobná štruktúra zápisu účtovného záznamu do účtovníctva je uvedená takto:

- Riadok záhlavia, ktorý môže obsahovať číslo zápisu do denníka a dátum zápisu do denníka.

- Prvý stĺpec obsahuje číslo účtu a názov účtu, na ktorom je položka zaregistrovaná. Toto pole bude odsadené, ak ide o účet, ktorý sa pripisuje.

- Druhý stĺpec obsahuje sumu inkasa, ktorý sa má zadať.

- Tretí stĺpec obsahuje sumu kreditu, ktorý sa má vložiť.

- Linka päty môže obsahovať aj krátky popis dôvodu zápisu.

Týmto spôsobom je základný formát zápisu pre záznam v denníku uvedený takto:

Štrukturálne pravidlá položky denníka sú také, že v položke denníka musia byť minimálne dve položky na dvoch rôznych riadkoch a že celková suma zadaná v stĺpci debetu sa musí rovnať celkovej sume zadanej v stĺpci Kredit. ,

Príklady

Nastavovacie sedadlo

Na konci mesiaca sa používa opravný zápis do denníka, aby bolo možné upravovať účtovnú závierku, a tak byť v súlade s príslušným účtovným rámcom, ako sú všeobecne uznávané účtovné zásady alebo medzinárodné štandardy finančného výkazníctva.

Napríklad nevyplatené mzdy by mohli vzniknúť na konci mesiaca, ak spoločnosť používa akruálnu účtovnú základňu.

Kompozitné sedadlo

Zložený záznam v denníku je taký, ktorý obsahuje viac ako dva riadky záznamov. Často sa používa na zaznamenávanie zložitých transakcií alebo viacerých transakcií súčasne.

Napríklad zápis v denníku na zaznamenávanie miezd vo všeobecnosti obsahuje veľa riadkov, pretože zahŕňa zaznamenanie mnohých daňových záväzkov a odpočtov zo mzdy.

Zadné sedadlo

Zvyčajne sa jedná o opravný záznam, ktorý sa obráti na začiatku nasledujúceho obdobia. Spravidla sa to stáva preto, že výdavky mali vzniknúť v predchádzajúcom období, ale už nie sú potrebné.

Preto sa akumulácia miezd v predchádzajúcom období zruší v nasledujúcom období a nahradí sa skutočným mzdovým nákladom.

Referencie

1. Wikipedia, bezplatná encyklopédia (2018). Zápis v denníku. Prevzaté z: en.wikipedia.org.
2. Harold Averkamp (2018). Čo je to denník? Účtovný kouč. Prevzaté z: Accountingcoach.com.
3. Steven Bragg (2018). Definícia záznamu v denníku. Účtovné nástroje. Prevzaté z: Accountingtools.com.
4. Môj kurz účtovníctva (2018). Príspevky do denníka. Prevzaté z: myaccountcourse.com.
5. Jan Irfanullah (2013). Príspevky do denníka. Vysvetlenie účtovníctva. Prevzaté z: Accountingexplained.com.